“人无远虑,必有近忧”、“凡事豫则立,不豫则废”都告诉人们要未雨绸缪,做好计划安排工作,但同时,“计划赶不上变化”也常常被人们挂在嘴边。其实两者并不矛盾,计划让人们对未来有所规划和预期,并据此制定行动方案,但事物的实际发展与计划设想必然或多或少存在差异,很多时候这种差异并不意味着计划完全无效,而是需要做些调整。全面预算作为现代企业重要的管理工具,同样面临类似的问题。
全面预算是企业的一个整体收支规划,在执行过程中,由于市场环境、经营条件、政策法规等发生重大变化,可能致使预算编制的基础不成立或者预算执行结果产生重大偏差,企业就需要对预算进行调整,以让预算更加切合实际。严重影响预算执行的可能情况包括:董事会调整公司发展战略,市场需求、技术变革等客观环境发生重大变化,公司内部条件发生重大变化,自然灾害等不可抗力带来重大影响等。
但是,预算一旦经过批准,就要有一定刚性,一般情况下不能轻易调整。当出现影响预算的重大因素时,应首先通过内部挖潜或采取其他措施弥补,只有在无法弥补的情况下,才能提出预算调整申请,并且要经过严格的审批程序。
有时候实际情况与预算的重大差异是由于预算管理经验不足,对未来的分析判断偏离太多,这种情况及时进行预算调整也是必要的,否则就是给自己制造麻烦,会将预算管理引向绝路。前些年人们刚开始使用汽车导航系统时,有时候会发现导航系统指引的路线是一条断头路,如果这个时候还不进行调整,必然会困在那里无法前进,预算管理也是一样。
预算管理的相对刚性和特定条件允许调整体现着对客观规律的尊重。一个人制定了健身计划,规定自己每周安排5次跑步,如果因为一些小困难(比如心情不好、工作有点累)就放弃跑步,整个健身计划必然无法真正落实,但如果已经生病住院,还要坚持去跑步则又明显不太合适。
为了让全面预算更具现实性,并对业务进行动态反映和预警,可以通过滚动的方式编制预算。滚动预算是在上期预算完成情况的基础上,调整和编制下期预算,并将预算期间逐期连续向后滚动推移,使预算期间保持一定跨度。滚动预算可以按月度、季度、年度等进行滚动。与滚动预算对应的是定期预算,定期预算是以固定不变的会计期间编制预算的方法。
在全面预算总体刚性的原则下,一般情况下年度预算要保持刚性,非满足特殊条件不能调整,而月度和季度预算则可以根据过去时间的实际业务情况进行调整,这样可以实现刚性和柔性的结合,更好地指导日常业务执行。但是,需要注意的是,即使采用滚动预算,业绩评价也仍以年度预算为标准。月度和季度的滚动预算以年度预算为参考,根据市场和经营活动的变化进行适当调整,以此指导企业经营,使企业更好地应对实际发生的变化。
预测和计划能够让我们提前分析和探究未来,尽量把握经济活动的发展趋势和规律,加深和细化对经营活动的理解和掌控,对经济主体的活动有着重要意义。但是,预算调整告诉我们,预测和计划是为目标服务的,不能为了计划而计划,当情况发生重大变化时,及时调整是允许的,也是非常必要的,不撞南墙不回头的做法并不值得鼓励。