图3-2 四级流程图设计模板

图3-3 办公用品申领流程图

图3-4 发货流程图

以下是《发货流程图》产生的背景介绍。

2012年10月，笔者到西南某市讲课。当地做海鲜配送的吴总夫妇，课后请教公司的发货流程图怎样设计。笔者详细了解了公司目前发货的状况、存在的问题。

从两人交替介绍中得知：员工都是老板的老乡，公司配备摩托车让员工送货，送货单位（酒店居多，也多数是老乡开的店）都与公司签订了合作协议，员工送货之后只要把送货单的底单交回仓管员就可以了。老板娘按月对单结账。上个月，老板娘居然在结账时比对账单多收了几千元，对方对账的酒店老板娘手上的单子比自己送货的单子多一张。

经过三人共同梳理，发现员工送货单上交仓库存在漏洞，出库时没有按人登记送货单号，送货后回单也没有登记。也就是说，单子中途丢了，对方不认账，公司就无法收款。

笔者又问：“有没有可能员工根本没有把海鲜送到酒店，而是直接送到自己家里或丈母娘家呢？”老板夫妇都给予否认：“员工都是自己的老乡，不会的。以后公司做大了，员工不是自己的老乡呢？这个就不好说了。”

管理针对的是流程，不是人。我们只要把送货流程的各个环节衔接好，任何人送货都不会出问题，才能保证企业运行安全。因此，笔者建议增加送货单打印、出库登记和回单登记环节，控制不丢单据，即使丢了也能找到责任人。

了解到公司打算增加员工工资的想法，笔者建议同时增加送货员奖励：每一张送货单按货物金额提取0.1%作为奖励，每张回单另外奖励2元。工作数量和工作质量都与收入挂钩。这样做的好处是员工不会反感增加登记手续。

这样改变流程，看似老板多花了钱，其实不然。一年后，吴总夫妇向笔者致谢。他们说：“按照张老师指导的流程图操作，员工收入增加了，我们的利润也增加了。员工愿意多送货，再也不丢单，每月盘点也没有以前那样出现几千元的亏库。我们配送的客户更多了，却没有增加人手。真的实现了张老师讲的双赢！”

这个案例也告诉大家流程梳理与流程设计并不复杂。先厘清现状，找出问题，比如哪里烦琐、拥挤、低效，或者哪里有交叉、堵塞，甚至哪里有真空（漏洞），都能一清二楚。再集思广益，怎么做效果更好，想法统一了，用流程图呈现出来，企业新的做事方式就产生了。再把这个流程图涉及的岗位员工召集起来，统一进行培训，在大家都理解清楚的前提下，新的做事方式就很容易推行。