7.3 意识 

组织应确保在其控制下工作的人员意识到： 

（1）环境方针。 

（2）与他们工作相关的重要环境因素和相关的实际或潜在的环境影响。 

（3）他们对环境管理体系有效性的贡献，包括对提高环境绩效的贡献。 

（4）不符合环境管理体系要求，包括未履行组织的合规义务的后果。 

【理解】

1.这个条款与2004版本4.4.2条款对应，但现在单独列一个条款。

2.意识主要是通过宣传广告牌、培训、阅读文件与书籍来增强，不一定要留下记录。

3.可通过年度培训计划、宣传广告牌来满足这个条款的要求。

4.要提供的证据：各部门培训计划及培训签到表、考核记录。

5.易失控点：重要环境因素、环境方针与目标没有培训，没有消防演习等。

某公司2014年的培训计划如表4-8所示。

表4-8 某公司2014年的培训计划

7.4 沟通

（1）总则 

组织应建立、实施并保持与环境管理体系有关的内部与外部信息交流所需的过程，包括信息交流的内容，何时进行信息交流，与谁进行信息交流，如何进行信息交流。 

策划信息交流过程时，组织应考虑其合规义务，确保所交流的环境信息与环境管理体系形成的信息一致且真实可信。 

组织应对其环境管理体系相关的信息交流做出响应。 

适当时，组织应保留文件化信息，作为其信息交流的证据。

【理解】

1.组织应针对与环境相关问题进行沟通，如周边居民投诉环境，客户环保要求，最新法律法规，当地政府环境要求等。相关事项要留下证据。

2.要策划一个沟通的过程，明确沟通相关人员、沟通时机、内容，沟通方式及相关回复。

3.沟通的方式一般是培训、会议等。沟通的内容主要是最新法律法规、客户环保要求，与员工相关环境因素与控制方法。

对应2004版4.4.3条款，要提供的证据有：外部沟通处理结果清单（如4-9信息反馈处理单）、环境会议记录等。

（2）内部信息交流

组织应: 

l 在其各职能和层次间就环境管理体系的相关信息进行内部信息交流，包括交流环境管理体系的变更。 

l 确保其信息交流过程能够促使在其控制下工作的人员对持续改进做出贡献。 

（3）外部信息交流 

组织应按其建立的信息交流过程的规定及其合规义务的要求，就环境管理体系的相关信息进行外部信息交流。

【理解】

1.对应2004版4.4.3条款，要提供的证据就是会议记录、培训记录、信息反馈处理、法律法规与相关方要求更新。

2.易失控点：相关方投诉，政府要求没有及时对应措施。

7.5 文件化信息 

7.5.1 总则 

组织的环境管理体系应包括：本标准要求的文件化信息和组织确定的实现环境管理体系有效性所必需的文件化信息。 

注：不同组织的环境管理体系文件化信息的复杂程度可能不同，取决于： 

l  组织的规模及其活动、过程、产品和服务的类型。 

l  证明履行其合规义务的需要。 

l  过程的复杂性及其相互作用。 

l  在组织控制下工作的人员的能力。 

【理解】

1.对应2004版4.4.4条款。

2.ISO14001体系文件包括本标准要求的文化化信息，还包括组织自己认为有必要的文件化信息。参见本书第一部分第6章的文件化信息说明。

7.5.2 创建和更新 

创建和更新文件化信息时，组织应确保适当的： 

l  识别和描述（例标题、日期、作者或文献编号）。 

l  形式（如语言文字、软件版本、图表）与载体（如纸质、电子）。 

l  评审和批准，以确保适宜性和充分性。 

【理解】

1.对应2004版4.4.5和4.5.4条款明确文化编写更新要求的，要明确文件编写要求，如格式统一，文件要经过审批流程。

2.文件可用多种形式，如电子档、纸质等。

3.要提供的证据：文件清单，外来文件清单，受控的体系文件。

7.5.3 文件化信息的控制 

环境管理体系及本标准要求的文件化信息应予以控制，以确保其： 

l  在需要的时间和场所均可获得并适用。 

l  受到充分的保护（例如防止失密、不当使用或完整性受损）。

为了控制文件化信息，使用时，组织应采取以下措施： 

l  分发、访问、检索和使用。 

l  存储和保护，包括保持易读性。 

l  变更的控制（例如版本控制）。 

l  保留和处置。 

组织应识别所确定的对环境管理体系策划和运行所需的来自外部的文件化信息，适当时，应对其予以控制。 

注：“访问”可能指只允许查阅文件化信息的决定，或可能指允许并授权查阅和更改文件化信息的决定。 

【理解】

1.本条款对应2004版4.4.5和4.5.4条款,文件和记录管理要求与2004版本一样。

2.文件要审批，文件变更要申请，版本要升级，旧版文件回收，各部门使用的文件要受控盖章，文件不可随意涂改，不可擅自复印。

3.要提供的证据：文件清单，外来文件清单，文件发放回收记录，文件变更履历，文件变更申请单。

（八）运行

8.1 运行策划和控制

组织应建立、实施、控制并保持满足环境管理体系要求，以及实施对应2015版6.1 和6.2所识别的措施所需的过程，通过：建立过程的运行准则，然后按照运行准则实施过程控制。 

注：控制可包括工程控制和程序控制。控制可按层级（例如消除、替代、管理）实施，并可单独使用或结合使用。 

组织应对计划内的变更进行控制，并对非预期性变更的后果予以评审，必要时，应采取措施降低任何有害影响。 

组织应确保对外包过程实施控制或施加影响。应在环境管理体系内规定对这些过程实施控制或施加影响的类型与程度。 

从生命周期观点出发，组织应： 

（1）适当时，制订控制措施，确保在产品或服务设计和开发过程中，考虑其生命周期的每一阶段，并提出环境要求。 

（2）适当时，确定产品和服务采购的环境要求。 

（3）与外部供方（包括合同方）沟通其相关环境要求。 

（4）考虑提供与产品或服务的运输或交付、使用、寿命结束后处理和最终处置相关的潜在重大环境影响的信息的需求。 

组织应保持必要的文件化信息，以确信过程已按策划得到实施。 

【理解】

1.对应2004版本4.4.6，运行控制要留下相关文化化信息。

2.与重要环境因素相关风险要进行过程控制，如供应商环境控制、水污染、大气污染、废弃物管理、消防管理、环境物质管理、化学品油品管理、资源能源节约管理、噪音管理、绿化管理、食堂管理、宿舍管理、废弃物管理、装修扩建管理等。

3.过程控制时的文件化信息如图4-1所示。