GE中国事业部为了快速提升本地业务能力、专业知识，增加在中国的竞争力，安排了一系列的会议、培训、集训计划，针对每次会议、培训，设立专门的会议组织部门来策划筹办。

GE中国事业部的会议组织者需要经常考虑如何快速精准地下发会议通知？如何高效收集参会人员名单？如何组织会议签到，确保短时间、高效地签到入场？如何在会场内增强互动感？如何做好会后总结？如何快速统计每场会议各团队的出席人数？为此他们引入31会议网的数字会务管理工具。

我们以4月初的季度会议来介绍下数字会务流程。会议时间确定在4月中旬，为期3天，预计参会人数在150人左右。

会前报名：GE会务组在31会议网后台创建一个会议报名页面，通过移动端，以二维码的形式分享给全部门同事，告知会议报名一律走微报名页面，最终参会资格审核以网站后台收集的报名数据为准。

会中现场管理：会议报名截止后，GE会务组在后台生成个人专属二维码并发送给每一位参会员工，在会议签到处，直接通过装有签到软件的ipad对参会员工出示的二维码进行扫描（1秒/个），比对后台原有数据，完成签到。彻底放弃纸质Excel表格，查找姓名的手写签到方式，大大缩短会议签到时间。

会中场内互动：GE原先的会场内，死气沉沉。台上领导努力发言，台下昏昏欲睡，完全单向信息灌输，台上台下缺乏互动。本次会议启用了微信互动墙，参会的员工在自己手机端发表提问，发表会议感想，并实时同步到现场的大屏幕上，有效增强会场互动性，让台上台下的距离更贴近了。

会后数字分析：会议结束后，GE会务组就把所有的报名数据，签到数据从系统后台生成报表，跟团队负责人比对所有员工的参会记录，并分析数据。

会前、会中、会后（智能短信通知系统）：GE会务组通过短信通知系统，会前定期给报名同事发送会议通知和提醒，会中的临时通知5分钟之内发送到所有参会人员的手机，会后通过短信对所有参会同事表示感谢，让会议信息传递更加及时高效。

通过引入数字会议工具，使原有会务组织工作量节省了至少2/3。