结构变量提供了描述组织内部特征的标尺,从而为测量和比较组织奠定了基础。关键的组织结构变量包括正规化、专业化、职权层级、复杂性和集权化等。
正规化。正规化是指在公司内部描述组织的文件数量,这些文件包括公司政策、岗位与职务说明等,通过这些文件来规范、约束公司中员工的行为和活动。比如:我们在第一章第七节MUJI无印良品的流程变革中提到过,MUJI无印良品通过变革初步建成了公司的流程管理体系,形成了6000多页业务规范书的和2000多页的MUJIGRAM,这是比较正规的组织管理。与之相比,我们在咨询、培训服务中也发现很多中小型公司,整个公司就没有几份正式的文件,管理基本靠“吼”,朝令夕改是常规操作,这是非正规化的管理。当然,要判断其正规化程度,不仅要看文件数量的多寡,还要关注覆盖的业务场景,文件多与业务规范管理是两个不同概念,是量与质的区别。
专业化。专业化是公司任务分解为各项独立工农在的程度,通常,专业分工与组织的规模成正相关性,组织越大,分工会趋于细致、明确,面窄程度深。有个形象的说法,分工粗跟分工细的区别,如同长度一公里挖深度1公分的坑与长度一公分挖深度1公里坑的区别。宋人罗大经在《鹤林玉露》一书丙编第六卷中记载了一段文字,很有代表性,小标题为“缕葱丝”摘录如下:
有士夫於京师买一妾,自言是蔡太师府包子厨中人。 【蔡太师府包子厨中人「蔡太师」,陆钞本作「秦太师」。】一日,令其作包子,辞以不能。诘之曰:“既是包子厨中人,何为不能作包子?”对曰:“妾乃包子厨中缕葱丝者也。”曾无疑乃周益公门下士,有委之作志铭者,无疑援此事以辞曰:“某於益公之门,乃包子厨中缕葱丝者也,焉能作包子哉!”
无独有偶,冯梦龙在他的《古今谭概·汰侈部》中描述同样的事,抛开其真实性不谈,至少说明一个小问题,蔡太师府上专业分工是相当细的。后厨不仅仅是一个厨子,做菜有做菜的厨子,包包子有包包子的厨子,包包子的厨子还进一步分为和面、拌馅、切菜等,切菜还分了切肉、切葱丝……与之相较的是,我们很多中小型企业往往一人身兼数职,专业化就无从谈起,与组织规模及对专业化的认知有很大的关系。
职权层级。职权层级描述了组织中的汇报关系和每个管理者的管理幅度,尽管扁平化管理的理念大行其道,但以此为标榜的小米也悄然做了多层级的管理转型,可见,公司规模大了,我们依然无法摆脱职权层级的划分。管理的层级与管理幅度通常负相关,层级多幅度就窄,职权的层级链条就拉长了;反之,层级少幅度就宽,职权的层级链条就缩短了。通常,职级越高管理幅度越小,职级越低管理幅度就越宽。当然,需要根据公司业务的性质及管理成熟度情况而定,不能一概而论。
复杂性。复杂性是指组织内的部门数量或者活动频度,可以从三个维度进行测量:纵向复杂性、横向复杂性和空间复杂性。一方面是组织的层级数及内在对专业知识和技能的要求,另一方面是并行的部门数量及岗位切分等,这些程度不同会影响组织的复杂度。另外,业务本身的技术难度、业务模式等,也会影响组织的复杂度。在交通工具愈发便利,通讯工具越发快捷的时代,异地办公成为通常的做法。以华为公司为例,仅在国内就有二十多个代表处,还有多个研究所,包括:北京、西安、成都、武汉、上海、南京、苏州、杭州等。多地区办公,跨部门协同等,使得远程在线办公、出差等成为日常工作的一部分,也增加了业务管理的复杂度。
集权化。集权化是指有权做出决策的层级高低。如果决策权都握在少数高层手中,那么组织就是高度集权的。关于集权与分权,相信大部分企业家、中高层管理者都有难言之隐,这是渴望与害怕的矛盾体。美的何享健的《分权手册》虽好,但真正能练就的公司还是少数;华为任正非的“让听到炮声的人呼唤炮火”更理想,但没有完善的流程体系支撑,也很难做到。大部分公司还是处于“大事小事事事靠审批”阶段,老板、高管忙到秃顶,中基层员工在漫长的等待中骂娘,大家都在矛盾与冲突中负重前行。抓死放乱,多年的陋习还需变革改造。
了解结构变量是组织设计的必要非充分条件,要想设计更为贴近业务的组织结构,还需要了解另外一个变量,即权变因素。