自由读 — 11全程跟踪，件件反馈

项目需求多且杂，如何在项目交付过程中，有效管理复杂的需求，一直是项目管理的挑战。很多时候项目经理会不知从何下手、手忙脚乱，漏掉各个项目相关方的需求。

在评价项目经理时，大多数时候我们会问这个项目经理靠不靠谱。靠谱这个关键词，其实代表着项目经理能够全面地管理各方的预期和需求，有效跟踪需求进展，最终推动项目目标的达成。

如何确保各方的真实需求能够有效理解和记录，并且会持续在项目的实施过程中得到有效的跟踪，非常值得探讨。

【案例】

8A公司数字化转型项目在有条不紊地推进中，在前期需求收集阶段，项目经理罗宾通过各种方法（问卷调查、观察和访谈、名义小组、专家判断和决策等）收集到了公司数字化转型中数据共享、业财一体化和人力共享三大实施路径场景的需求清单。接下来，项目经理罗宾开始组织项目组的业务架构专家成泓梳理项目的需求文件，确保需求得到全面理解，为后续范围和需求管理打好基础。

在需求文档中，对三大实施路径场景需求的目标、业务影响、涉及的部门和需要建设的系统功能等信息做了详细的描述。

数据共享的目标是整合8A公司的所有数据资产，将公司战略层、决策层给出的年度总目标，用数据驱动的方式拆解到各个部门的工作场景中，最后形成生产及经营数据；再通过及时整合生产及经营的数据，反哺业务；同时通过可视化的展示，为公司管理层决策提供有效的参考依据。雨晴希望将市场部门某产品销售额2000万元的目标，通过数据共享方式，拆解为生产、运营、供应链各部门的具体行为，通过周期数据成果，快速驱动内部业务调整。这一核心的数据共享需求，被作为一个核心需求项，整合至需求文档。

业财一体化场景因为涉及业务的部门和流程较多，在需求文件采用流程图进行表达，并记录其中的流程中关键节点。将业务如何和财务结合业务关键场景，编写成用例。

人力共享场景实施对各部门的影响较大，人力资源的协同使用涉及多个部门，所以在产品需求文档确认过程中，罗宾、咨询专家成泓与各部门多次沟通他们的需求，全面分析对各个部门的影响，将各部门收集和梳理的功能清单和流程，在需求文件中分门别类，并且列出来需求的依赖关系和假设条件。需求文件在输出的过程中，与各个部门多次确认。当制造代表贾珍在讨论的需求文件中，看到供应链部门的对某类供应链原材料的采购人员的人力资源需求后，感叹：“这些需要的经验，其实内部制造团队就有合适的匹配人员，这样一份清晰并且明确的需求文件太重要了！”

经过多轮公司内部多部门间的讨论和汇报，项目组最终输出了一个较为全面的需求文件。需求文件仅仅全面地描述各项需求的背景、业务影响、内外部依赖、功能清单等信息，不足以后续有效的跟进。罗宾开始与项目组整理输出一份非常重要的文件——需求跟踪矩阵。

在前期业财一体化的需求中，销售部门和采购部门，都提到外部伙伴收付款账期的问题，不管是销售和采购上，都会因为伙伴的付款账期，影响公司的现金流。由于需求涉及的部门众多，市场代表雨晴和采购代表对这一需求如何在后续项目实施过程中得到有效落地表示担忧。

这时候罗宾和业务专家，协同推动项目组输出了需求跟踪矩阵。在需求跟踪矩阵中，清晰地描述了销售和采购提出的需求内容，并将需求的背景和来源进行了详细的描述，列出了需要达成的目标；更重要的是，将需求拆解到具体的WBS（工作分解结构）的工作任务中，包括财务系统的升级、采购审批和月度付款节奏的调整等；在项目完成的可交付成果上，明确包含针对各个部门不同维度财务透视表的内容；此外项目各关键节点的跟踪成果，也做了详细说明，这些说明不仅仅是咨询项目中蓝图设计的产出物，还包含后续项目中系统开发、产品测试、运维保障和运营过程中的成果说明。

在看到需求跟踪矩阵中的清晰展示后，市场部代表雨晴和供应链代表林杰不禁感叹：“有罗宾的专业项目管理能力，还有有效的项目需求和范围管理工具，后续项目实施稳稳的！”

【案例分析】

在上述案例梳理项目需求清单的过程中，列出了两个项目关键文档（项目需求文件和需求跟踪矩阵），这两个文档的侧重点各有不同，在项目范围管理中非常重要。在此进一步讨论这两个文件。

（1）需求文件

需求文件的关键词在于“记录”。

表 2-6 需求文件介绍

目的

清晰描述项目的需求，作为后续项目范围管理的基础

主要包含内容

需求文件主要包含如下内容，但因为项目背景和复杂度的不同，可能会做相应裁剪

 背景：项目的发起原因、解决的问题、预期目标

 业务影响（涉及的部门、系统、流程等）

 需求的涉及功能（包含功能性需求，和非功能性需求）

 需求涉及的核心系统边界、和其他系统的关系（系统架构图）

 系统需求及权限配置

 项目的假设和依赖

 项目风险

 项目发起人和相关方针对该文档的批准书面证明

负责角色

在项目的初期，项目组会有专门的需求分析专家负责协同多方输出项目的需求文件。这个角色，在不同的组织或公司有不一样的称呼。业务架构师（Business Architects）、商业分析师（BA - Business Analyst）、产品经理（PD – Product Director），都可能会被定位为需求文档的负责人。不管被称之为什么样的角色，目的都是为了明确项目相关方的需求，并记录为需求文档，作为后续项目实施的基础

（2）需求跟踪矩阵

需求跟踪矩阵的关键词在于“追踪”。

需求跟踪矩阵是把产品需求从其来源连接到能满足需求的可交付成果的一种表格。使用需求跟踪矩阵，把每个需求与业务目标或项目目标联系起来，有助于确保每个需求都具有商业价值。需求跟踪矩阵提供了在整个项目生命周期中跟踪需求的一种方法，有助于确保需求文件中的每项需求在项目结束的时候都能交付。需求跟踪矩阵还为管理产品范围变更提供了框架。有效管理需求，也可以帮助我们快速查找、记录、组织和跟踪系统需求变更。

表2-7是一个需求跟踪矩阵模板供参考.

表2-7 需求跟踪矩阵模板

编号	关联编号	需求描述	业务需要、机会、目的、目标	项目目标	WBS 可交付成果	产品设计	产品开发	测试案例
001	1.0
1.1
1.2
1.2.1
002	2.0
2.1
2.1.1
003	3.0
3.1
3.2
004	4.0
005	5.0

在具体项目中，因组织和环境不同，需求跟踪矩阵模板需要做相应调整，依靠“拿来主义”是行不通的。只有符合组织文化制度、管理理念、组织架构的方法和工具，才是真正有效的。