二、流程Owner职责

与业务部门的负责人天然享有的行政职权不同,流程Owner的职责、权力相对要难落地很多。流程Owner要对流程全生命周期负责,包括组织所负责领域的流程设计、优化、评估,负责流程运作的执行和监控,推动跨领域流程的优化,确保流程高效、安全、低成本运作。

流程设计。流程设计是流程Owner首要的职责,也是后续流程管理的基础。流程设计首先是流程架构(L1-L3)的搭建,这个是流程Owner与流程管理部门共同协作完成的,流程Owner是主责方,流程管理部门是专业赋能、支撑部门。流程架构(L1-L3)搭建完成后,就是具体的流程(L4-L6)的设计开发。通常来说,不同层级的流程Owner对应负责不同的流程架构层级的设计开发工作。

流程执行和监控。在管理流程的组织中,我们有提到过流程管理执行组织,这个流程的执行就是由执行组织来完成的,具体的操作就落到业务人员身上了。流程Owner是负责督促流程执行的,对流程的过程进行监控,确保流程目标的达成。

流程评估。流程设计了、也执行了,效果好不好?风险控制得如何?是否还存在优化空间?这些需要做系统的流程评估,通过评估来明确未来的流程建设方向。

流程优化。流程执行监控反馈的异常或待优化点,流程评估发现的待改进事项等,这些都是流程优化的来源,各个层级的流程Owner要根据流程优化需求的大小(如影响范围等)采取不同的管理策略,与流程管理部门协同做好优化。具体的优化执行,可以根据需要授权给对应的兼职流程管理员(PC)来根据完成。

对于流程Owner来说,除了流程本身,还需要关注支撑流程落地的环境,包括:流程文化氛围、人员(兼职流程管理员、流程执行人员等)、技能。营造流程文化氛围,践行流程四问是流程Owner例行的工作,这个工作只有始点没有终点。而人员的框定,尤其是下一层级的流程Owner和兼职流程管理员(PC)人选的确定,是流程Owner不得不慎重处理的。至于技能,虽然由流程管理部门负责赋能,但组织、协调,还需要流程Owner去管理。

跨领域沟通。不管是在纵向控制型组织还是流程型组织,这都是无法规避的问题,而这对于流程Owner而言,其重要性则更甚。流程型组织有一个鲜明的特征,就是流程要贯通各个职能领域,流程Owner没有职能部门的行政管理权力,沟通和影响力是其达成工作目标的主要手段。通过沟通协调,界定流程相关方的责、权、利,协调资源投入到流程开发设计、优化和执行上来。

流程Owner是一个综合素质要求特别高的角色,没有金刚钻就不能揽瓷器活,在选择流程Owner的时候需要基于其工作的性质来匹配其能力,找到具备任职资格的人来担任这个角色。