6全面预算的过程管理

(一)预算分析与控制

预算分析报告分为定期报告与不定期报告。月报、季报、中报、年报为定期报告。不定期报告在出现异常情况、重大事件时临时编报。凡对年度预算目标造成重大负面影响,如产品大幅降价、产品积压、应收账款及逾期应收账款大幅增长、原材料价格上涨、大量不良资产积存等均属异常或重大事项。与年度预算比较单项负面影响达到一定标准的事件(企业内部可以定义影响金额或是影响比例等),各预算单元均需及时以专项报告形式书面报集团财务部门,在此幅度及额度之下的负面影响因素在月度预算执行分析报告中说明。

预算分析报告由报表与文字分析说明组成。报告内容除年度绩效考评指标的执行情况外,还需对下述经营方面的重要异动情况给予足够的关注:企业营运效率、盈利能力、资金流情况、资产风险等方面的指标,如产品产销存情况、销售回款率、产品售价和成本、经营活动净现金流量、投资活动净现金流量等。

各级预算单元定期报告的内容应反映对重点问题的跟踪落实情况:上期分析报告中反映的调整措施和上级预算单元安排的预算管理工作改善事项的落实情况,以及后期准备实施的重要经营举措。

预算报告应重点针对异常变动进行差异分析,确定对差异拟采取的调整措施,预算分析报告中针对差异的调整措施由预算管理机构审批,由预算执行单位落实,财务部门跟进措施的落实情况,同时在预算分析中应跟进反映前期改进措施的落实情况。具体内容详见下一章《全面预算执行分析》。

(二)预算调整

全面预算管理是监督生产经营部门和控制生产经营过程的科学管理方法,必须保证在执行过程中的严肃性和权威性。年度预算一经审批,除非发生重大偏离,原则上不进行调整。重大偏离指生产经营环境发生重大波动,与制定年度预算时的预测基础严重背离,人力不可调节的事项。

年度预算调整实行双向调整原则,即年度预算调整既可由下级预算单元提出,也可由集团提出。各预算单元如需调整年度预算,须报集团相关部门审核、预算管理委员会审批、集团财务部备案。

预算年度内偶然发生而未予调整年度预算的事项,由上级单位审批决定纳入责任制或非责任制考核,所有非责任制考核事项以书面审核为准,预算执行单位应在审批额度和范围内控制,并在定期预算报告中予以反映。

1.全面预算调整的原则

全面预算调整必须按照预算管理制度中规定的流程是审批权限进行,未通过正规流程或流程审批不通过的一律按原预算标准执行。同时,调整预算还应该分别按照不同的情况确定不同的调整方案。预算调整根据预算指标执行的具体情况、客观因素变化情况及其对预算执行造成的影响程度,可分为预算目标调整,以及预算目标不调整而只调整预算内容两种。具体来讲,当企业经营遭遇系统性风险,对行业内所有企业都产生同等重要影响的时候,可以视情况在季度、半年度时点启动预算目标调整程序;当企业经营遭遇局部性风险,如近几年多点散发的疫情,造成部分订单出现堰塞,但市场整体需求变动不大的情况下,年度预算整体目标不做调整,分月目标可适当增减。

企业应当区分固定费用和变动费用,建立内部的弹性预算机制,对于变动费用,主要关注率,开支规模受实际销售情况影响;对于固定费用,主要控制额,对超支情况应当严格控制。

预算调整事项不能偏离企业发展战略和年度财务预算控制的总体原则,比如新增或减少的业绩,对应的投入产出比例应当与原有业务相当。

预算调整方案在经济上应当能够实现相对较优。

2.全面预算调整的流程

全面预算调整一般分为分析、申请、审议和批准等环节。

预算单元在具体执行预算时,如果发现存在重大预算偏差,应及时组织相关部门进行分析,对预算执行差异的原因进行深入剖析。首先要判断差异是因为主观因素还是客观因素造成的。对于主观因素,一般不允许调整,要求预算单元在后续月份滚动补足;对于客观因素,也要视情况而定,一般情况下,也要求通过自身努力解决,出现不可逆的重大影响时才能向预算管理委员会申请调整。

全面预算调整的申请应由预算单元向预算管理委员会或其常设机构提出书面申请。预算调整申请报告内容应详细说明预算调整的理由、初步建议方案、调整前后预算指标的变动情况,以及调整后预算指标可能对企业预算总目标的影响,如果有相应的人员变动,也应一并报告。

预算管理委员会或其常设机构在接到预算单元的预算调整申请报告后,应当及时组织评审。评审程序一般包括:根据预算调整的具体内容、范围、权限等确定预算调整评审流程;组织对预算调整申请事项进行深入的调查论证,并提交评审一件报告;预算管理委员会或其常设机构将预算调整审议意见与预算单元的预算调整申请报告进行分析对比,特别要注意拟调整的预算应与原有预算目标相协调,并与预算单元充分沟通。

预算管理委员会确定的预算调整评审流程,批准或否决预算调整事项,并下发预算单位执行。

全面预算调整必须要有一定的程序和流程,并有相应的配套制度来保证预算调整程序和流程得到严格地执行。预算调整的范围、调整程序和流程、预算调整的权限构成了预算调整的三大要素,企业必须严格加以规范。

3.全面预算调整的方式

全面预算调整的方式包括自动滚动调整、期中调整、授权调整、追溯调整、即时预算调整及授权与即时调整相结合等。

(1)自动滚动调整

自动滚动调整,是预算管理信息系统中的一个子模块,即“预算调整模块”,在经营情况发生变化时,自动按照最新的预算假设或预算条件对预算指标作出调整,并且当满足预算总目标调整条件时,自动生成新的预算总目标,如此不断滚动到预算年度结束为止。

(2)期中调整

期中调整,是在预算执行到年中时,将预算前提和预算指标与年中预算实际执行结果进行比较,然后根据比较得出的预算偏差考虑进行年度预算调整的一种形式。这种形式由于只在期中进行一次,因此预算调整也是粗放式的,通常适用于规模较小、经营环境相对稳定的企业。

自动滚动调整和期中调整,这两种预算调整形式的预算调整决定人与预算制定人实际是同一人。如果两者非同一人,预算调整的形式就不一样,由此会派生出预算调整的其他形式。

(3)授权调整

授权调整,是指预算制定人在制定预算时授权预算执行人,或其他与预算有密切关系的人员,当预算前提在一定范围内发生变化时,可以根据实际情况对预算指标作出修订,以保证预算总目标的完成。

(4)追溯调整期

其形式与行政事业单位预算方法类似,即将平时实质上已经调整的预算先实施挂账,在期末决算前一次性对原挂账的预算调整数进行逐一审查确认。这种形式适用于规模较小或对市场适应要求不高的企业。

(5)即时预算调整

即时预算调整,是在预算执行过程中,当预算前提发生变化时,对原先编制的各项预算指标进行审核,并即时根据新的预算前提进行预算指标更新。即时预算调整与自动滚动调整在形式和程序上有一定的区别。前者强调的是对预算前提进行即时审核,而后者则是预算程序的实时反映。

即时预算调整形式适用于商业及制造型企业。但是,与预算自动滚动调整形式一样,预算即时调整也存在预算调整程度问题。

(6)授权与即时调整相结合

授权与即时调整相结合,是实务中基于企业法人治理原则,吸收预算授权调整和预算即时调整的优点、克服存在的缺陷和在实务中难以操作的因素而形成的预算调整形式。

4.预算考评

对各预算单元及集团直接管理的单位预算考评包括经营绩效考核、预算管理考评。

(1)经营绩效考评

经营绩效考评一般以上级与下属预算单元签订年度经营责任制的形式进行,经营绩效考评一般包括主要的经营指标,其指标数据来自预算方案。

经营绩效考评的责任部门一般为集团人力资源部门、财务管理部门、运营管理部门、审计部门等相关部门,他们对有关专项预算执行情况提供考评支持,供一把手决策。

一个考评年周期结束时,财务部部门一般应编报预算执行报告,并协同相关部门开展经营绩效审计工作。一般来说,对经营绩效的考评周期以年度为宜。

(2)预算管理考评

预算管理考评主要评价预算管理工作,一般由集团财务部或运营部门负责,可采取月度过程监控与年度综合考评相结合的办法,即分为月度预算考评和年度预算考评。

月度预算考评主要包括对月度预算管理报表报送的及时性和分析报告质量进行考评。

年度预算考评包括预算管理体系的建立与完善、预算编制的准确与完整、预算信息反映的真实与及时、预算分析报告内容的完整、调整措施的落实效果、预算档案管理的完整性、集团预算规章制度执行情况和预算管理创新能力等预算管理工作。预算管理创新指对集团预算管理体系、考评办法等进行现状分析,并提出建设性的书面改进方案,以及结合本单位实际情况,明显改善本单位的预算管理工作。