一、会议原则

（1）会议必须要有主持人、联系人，主持人明确召集对象、会议主题、会议资料，由联系人负责会议通知和资料发放。

（2）会议要有明确的议题，切实做到通过会议交流解决实际问题。

（3）解决项目重大问题，要事先（至少提前30分钟）将会议议题和会议议程通知参加会议人员，并要求参会人员做充分准备。

（4）要充分鼓励开放文化，让列席的人充分发表自己的观点和意见。

（5）会议要形成决议，不开无结果的会，一时难成决议的可让到会人员进一步研究，下次会议再讨论和复议。

（6）会议决议确定时，依据项目组织原则，先民主后集中，不采用表决制。

（7）决议一旦明确，由会议确定执行人和完成时间，坚决执行，在执行中遇到问题要及时报告。

（8）会议要有专人记录，记好会议时间、地点、主持人、参加人员、会议进程、讨论情况、会议决议和决议执行人，决议执行后要跟踪执行情况。

（9）会务工作由会议纪要员负责签到、记录和整理会议材料。

（10）在会议进行过程中，会议纪要人员必须使用标准的会议纪要模板来做正式记录。每次的会议纪要文档 必须在会后12小时内提交到PKM（个人知识管理）或者Mail中共享给团队成员随时查阅。

二、会议议程

（1）由召集人报告应出席人数、实际出席人数 。

（2）项目计划回顾。

（3）项目工作小组工作进度报告（当前进展描述）。

（4）项目当前存在风险列举（预测的问题）。

（5）上述风险解决方案和消除机制(全组讨论）。

（6）安排后续工作，明确期望完成日期。

（7）确定下次会议日期，散会。

三、会议分类

（一）阶段性例会

（1）输入文档:   签到表、会议议程、阶段工作计划、项目进度报告、问题列表、历史记录。

（2）输出文档:   会议纪要、更新的阶段计划、更新的问题列表。

（3）会议内容：

n    本期工作总结及下期工作安排 。

n    项目重大问题决策讨论 。

n    问题及风险研究。

n    下一步工作计划安排。

（4）出席人员：

n    项目领导小组或其他高级管理人员、项目组负责人。

n    与议题有关的中层干部（部门经理、分公司经理）项目组成员。

（5）主持人：项目经理。

（6）周期：

n    每半月一次，或每周一次 。

n    周例会安排在每周四下午16:00~17:00举行。

（二）项目委员会办公会议（碰头会）

（1）输入文档:   签到表、会议议程、项目进度报告、问题列表、历史记录。

（2）输出文档:   会议纪要、更新的问题表、行动计划。

（3）会议内容：

n    各部门本周项目进展及工作汇报 。

n    各部门下周工作安排、各部门间工作协调 。

（4）出席人员：

n    项目领导委员会成员（含项目领导小组）。

n    公司各部门经理或分公司负责人。

（5）主持人：项目经理。

（6）周期：根据项目阶段需要进行。

（三）计划调度会

（1）输入文档:   签到表、会议议程、阶段工作计划、项目进度报告。

（2）输出文档:   会议纪要、更新的阶段计划。

（3）会议内容：各类计划制定、讨论、会审、批准、检查、变更及资源调度。

（4）出席人员：项目领导小组、各部部长、项目组成员。

（5）主持人：项目经理。

（6）周期：根据实际需要随时召开。

（四）审议（决策）会议

（1）输入文档:   签到表、会议议程、需审议问题列表、初审文件、历史记录。

（2）输出文档:   会议纪要、已签署或审议通过文件、决议草案等。

（3）会议内容：专设对项目重大事项决策进行审议。

（4）出席人员：项目领导委员会成员、项目领导小组、相关部门领导、项目组成员。

（5）主持人：项目经理。

（6）周期：根据实际需要随时召开。

（五）工作汇报会

（1）输入文档:   签到表、会议议程、工作总结报告、阶段计划。

（2）输出文档:   会议纪要、工作计划指导建议。

（3）内容：项目组向上级汇报指定内容。

（4）出席人员：项目委员会成员、项目领导小组成员、项目组相关成员。

（5）主持人：项目经理。

（6）周期：根据实际需要随时召开。

（六）鉴定、评审、论证会

（1）输入文档:   签到表、会议议程、待鉴定或评审文件（方案）、历史记录。

（2）输出文档:   会议纪要、鉴定或评审结果、决议文件等。

（3）内容：根据工作对象具体确定 。

（4）出席人员：有关领导、项目领导小组、专家教授、项目组成员。

（5）主持人：项目经理。

（6）周期：根据实际需要不定期召开。

（七）专题、研讨会

（1）输入文档:   签到表、会议议程、专题描述和问题表。

（2）输出文档:   会议纪要、解决方案和结论文档。

（3）内容：就某一问题研讨，会后明确讨论结果。

（4）出席人员：根据项目需要通知有关人员和宣传小组成员。

（5）主持人：相关项目主管。

（6）周期：根据实际需要随时不定期召开。

（八）培训会

（1）输入文档：签到表、会议主题、专题描述。

（2）输出文档：会议纪要、培训满意度调查表、培训内容作业考试、考核表。

（3）内容：培训内容。

（4）出席人员：项目有关人员不固定。

（5）主持人：根据培训主题确定。

（6）周期：根据项目需要展开。

四、会议流程

         会议流程如图6-4所示。

 

  

图6-4会议流程

五、会议变更流程

会议变更流程如图6-5所示。

 

会议变更申请

会议变更确定

会议变更通知与记录

提出会议变更请求（书面或者口头）

相关人员

审批变更申请

会议组织者

批准变更？

会议变更流程结束

会议变更流程结束

会议变更申请记录

会议组织者

否

是

会议变更确定（时间、地点、与会者等）

会议组织者

将变更情况通知与会者及相关人员

会议组织者

本次会议取消？

否

是

会议变更记录

图6-5会议变更流程

 

六、表格模板

      表格模板包括会议纪要、会议签到表、会议通知、周工作计划和文档分发表等，具体如表6-1、表6-2、表6-3、表6-4和表6-5所示。

 

表6-1会议纪要

会议通知			日期：
			时间：
			地点：
会议主题：
会议目的：	1.    目标1 2.    目标2 3.    目标3 4.    目标4
会议类型：	周例会、头脑风暴会、自由交流
主持人：		会议纪要人：
联系人：		联系电话：
参加人员：
会议准备：
	1.
	2.
	3.
会议日程：

会议签到表						日期：
						时间：
						地点：
会议主题
应到人员		实到签名	时间	应到人员	实到签名		时间

 

表6-4项目第X周工作计划

文档编码：     编写日期：                         起止日期：             至                              编写人员：

 

 

表6-5文档分发表

文档名称：                                文档编号：

分发时间：                                                 分发人员：