（一）分析现状

人们取放物品时为什么会花很多时间？追根究底，有几个原因：

（1）不知道物品存放在哪里？

（2）不知道要取的物品叫什么？

（3）存放地点太远。

（4）存放的地点太分散，物品太多，难以找到。

（5）不知道是否已用完，或者别人正在使用，找不着。

（6）把这些原因归纳起来进行分析后得到的结论就是对于现状没有分析。

在日常工作中必须对必需物品的名称、物品的分类、物品的分类、物品的放置等情况进行规范化的调查分析。找出问题的所在，对症下药。在进行分析的时候，从物品的名称、物品的分类、物品的放置几个方面进行规范化。

（二）物品分类

在整顿时，要根据物品各自的特征进行分类，把具有相同特点或具有相同性质的物品分到同一个类别，并制定标准和规范，确定物品的名称、标识物品的名称。

（三）决定储存方法

对于物品的存放，一般应进行定制管理。根据物流运动的规律性，按照人的生理、心理、效率及安全的需求来科学地确定物品的场所和位置，实现人与物的最佳结合的管理方法。

定制管理包括两个基本形式，分别是固定位置和自由位置。固定位置要求场所、物品的存放位置、标识等都要固定。

场所的固定：如这个物品应该摆在红线或白线所在的位置。

物品标识固定：如这个物品是防潮或轻放？

物品存放位置要固定：也就是这个东西固定存放的位置。

自由位置与固定的方式相比，物品的存放有一定的自由度。

这种方法适用于物流系统中的那些不用放回去、不重复使用的物品，如原材料、毛胚、零部件、半成品等。

这些物品的特点就是按工艺流程的顺序规定，不停地从上一道工序供需到与它相连的下一道工序，一直到最后成品出厂。

对于每个物品来说，在每一道工序的供需加工以后，一般不再回归到它原来所在的场所。这些物品的定制标识可以采用可移动的牌价，可更换的插牌标识，便于清晰地对不同物品加以区分。不同位置的划分也可以采用可移动的线条或衔接支架来加以分割，表示位置暂时固定。标识与定制管理，标识是在人与物、物与场所的作用过程中，起着一种指导控制、确认的作用。

在生产中使用的物品，种类繁多，规格也很复杂，它们不可能都放在操作者的手边，如何找到需要的信息来源？为了便于寻找和避免混放，也需要有信息来确认，因此在定制管理中逐步完善。准确而且醒目的标识是十分重要的，如果没有准确而又醒目的标识，就影响到人与物及场所的效率结合的程度。

推行定制管理，一般有两个程序：

（1）对现场进行管理，明确管理内容：

​ 人与机的联系。

​ 物流的程序。

​ 工艺设计、作业空间。

​ 物料、制品、工位的器具。

​  质量的安全、搬运、运输。

​ 中转的库房、摆置的状况。

​ 分析问题，提出方案。

主要分析这些问题：人、物是否结合，现场的物流是否通畅，现状是否清晰，现场的标识是否一目了然，空间的利用是否可以增大？分析之后再进行定制设计，达到工厂布置的详细化、合理化。

（2）除了简单画了的搬运路线外，必须要做到几个最。

​ 最优的空间利用，最短的运输距离。

​ 最少的装卸次数，最确实的安全防护。

​ 最大的操作便利，最少的心情不畅。

​ 最小的改进费用，最广的统一规范。

​ 最佳而又灵活的弹性。

​ 最美的协调布局。

（四）实施

按照决定的储放方法，把物品放在该放的地方，不要造成有些物品没有“家”。包括：工作场所的定置要求；生产现场各工序、工位、机台的定置要求；工具箱的定置要求；仓库的定置要求；检查现场的定置要求，要有明确的规定。

实例:整顿应遵循的原则：小就是美，简单最好！

简单要素包括：一套齐全的工具、文具、文件存放在一个地点、储存一份副本；无纸化、只开一小时的会议、一分钟电话、今天的工作今天做。

简单最好，简单意味着简化操作和促进管理。通过废弃不必要的物品和增加必要的物品可以避免重复现象，提高工作效率。这里所说的简单要素，就是尽量限制每人所使用的文具和工具，每人最多一套。对于使用频率不高的文具，如绳线和大号的订书机等，可以让整个办公室共用一套，文件存放在一个定点，把文件集中存放在一个地方，这样做会减少必要文件的数量，采用较好的文件储存方法，尽量地获得文件。限制文件的分发数目，这样既能加快收回文件的速度，又中减少管理的难度，而这种方法对已经实施计算机办公的办公室来说至关重要。在储存的过程中，最好无纸化，对于那些没有文件就不能工作的人，也要尽可能地限制分发给他文件数量。如果你采用的是电子邮件系统，最佳的策略就是把电子邮件系统作为日常工具来创造一种无纸化的工厂。任何事情，越简单越好，一分钟的会议、一分钟的电话，今天的工作今天做。时时刻刻地做整理，每一刻都在做最有效率的整理，这些就称为整顿。今天的工作今天做，这样会大大地减少代办的工作量，缩短处理工作时间，减少文件传动的部门或人的数量，尽可能地利用电子邮件。

自检：试着用我们介绍的方法，对你的办公用具及办公环境进行一次自我整顿活动，如表6-3信息。

表6-3整顿活动自检

说明：对各种设备或公司用品及活动场所整顿，即整顿活动的对象都应进行标示，标明使用方法、放置位置、产品名称、注意事项，以示分类。每一种物品定好位，予以划线。

自检：制定一份每天的整顿计划表，并严格按照计划进行实施。如有可能，再制定一份一周的或一月的整顿计划书。

总结：整顿是整理的进一步，整顿是以整理为前提和基础的。在日常的工作过程中，要做好整顿工作，从我做起，从身边的每一件小事做起，从每一点一滴做起，做好自主管理，为创造优美的工作环境而努力。通过整理、整顿，使空间得到最佳利用，使动输距离缩短，减少装卸次数，确实做到安全防护。最终达到操作便利，心情舒畅，费用最少，形成统一规范、和谐的环境布局。