当我们把企业的关键活动分析清楚之后,需要进一步进行整合,即将活动合并到一起,那么究竟如何归类才是对的呢?
法约尔的方式是将企业活动分为两大类,一类是生产制造等直接作业的技能;另一类是不直接作业的职能。德鲁克的看法是应该再进一步细分,需要按照每一组活动的贡献类别进行分类:
第一类是产生成果的活动。包括直接成果和间接成果,只要能够明确衡量其价值即可,既可以是车间里面生产出一定数量的产品,也可以是在商场中直接销售出去;
- 直接产生收入:市场研究、客户销售、银行贷款、对外投资……
- 不直接产生收入:生产制造、专业培训、产品设计、采购、物流……
- 紧密相关的职能:计划工作、会计记账、信息分析……
必须要说明的是,以上分类并不精确,因为每家企业情况不一样,某家代工企业的制造车间直接创造收益,某家企业的产品输出就是设计图纸……
第二类是支持性的活动。这类活动虽然是必须的,但它们不直接产生成果,它依附于其他部门才会产生效益。
- 提升能力的工作:管理类培训(非专业培训)、绩效考核、会议管理……
- 监察类工作:风险控制、反腐倡廉……
- 文化类工作:形象宣传、企业手册、队伍建设……
第三类是行政活动(德鲁克称之为保健和厂务活动)。这类活动不直接产生成果,但如果做不好,就会对企业的利益产生伤害。比如说食堂工作、卫生工作、保安工作、员工活动等,是纯粹的辅助性工作。
第四类是高层管理活动。这是所有活动里面种类最多、最复杂的活动。前文对此进行了详细描述。
之所以要将各类活动按贡献进行分类,是因为我们在研究组织结构的时候,有一条普遍的规则:“凡是做出同样贡献的活动可以结合在一个部门中统一进行管理,而不论它们的技术专业是什么。那些并不做出同样贡献的活动,则一般不应该合并在一起。”
比如说第一类中能直接产生收入的“市场研究”和“客户销售”放在一起大家立即会接受,但如果和第二类“形象宣传”放在一起,从常识来看就不对。哪怕是和第一类中不能直接产生收入的“生产制造”放在一起也是不对的。
但是,在很多企业中,“银行贷款”、“会计记账”、“企业预算”甚至是“对外投资”等几类活动合并在财务部统一管理,而这些活动给企业作出的贡献并不相同,同时活动背后的逻辑和所需技能和观念也都不太一样。这实际造成了某些职能工作做得不够好以及部门之间的冲突。
再举一个例子,人力资源部负责培训工作,具体到培训活动有两种。一种是专业化培训,比如4S店新车推销培训、生产车间操作培训、电工维修培训等,还有一种是非专业化培训,比如项目管理培训、非财务人员的财务管理培训、高层领导力培训,等等。第一种培训属于产生成果的活动,直接提高一线工作效率;第二种培训属于支持性活动,提高员工能力和潜力。这两类培训不能放到同一个部门(支持性活动不应该和产生成果的活动混淆起来)。也就是说,人力资源部只应该负责管理培训,专业培训则由各相关部门自行负责。
除了高层管理活动之外,企业里的每一项活动都是由一种特定的贡献来界定的。我们将活动按照贡献分类之后,对可以用“合并同类项”的方式来进行组织架构分析。