情境案例

KX公司工程部总监统计了销售数据，发现有2000多万的结算款没有如期收回，站整个应收账款的30%，财务部把数据报给公司总经理，总经理很是生气，后果很严重。

追问之下，冯总监说：“各个区域经理都是在跑工地的路上，很难有更多的时间去追踪账款，所以导致回款进度慢，这些都是我根据一线上报统计数据，没有经过确认，我感觉没有那么多，最多700多万。”总经理说：“我不管那么多”，你马上召开会议，如何处理？避免类似事情的再次发生给我一个解决方案。

工程部负责人冯总是为从基层做起的优秀业务，然而，对于公司流程设置等等几乎没有概念，如何处理现有问题并弥补原来的漏洞使工作流程更加高效呢？

智行解析：

第1、​ 准备详细信息：跟所有伙伴再确认一次数据的准确性，因为很多款项有可能是正常的进度款，锁定真实额度，对事情的处理有更大的帮助。

第2、​ 召开全体会议：工程部分散在各个地方，负责人必须回来汇报工作，把情况说清楚。什么原因没有收回来，什么时候可以收回来，你想用什么方法收回来，做好记录，跟踪执行。

第3、​ 形成流程文件：把要做的事情写下来，然后按照写下来的去做，这是流程质量管理的核心。如果会议过后不形成任何有价值的决议，那么，管理流程的漏洞依然存在，后期还会出现。

纵横职场

应收账款全额收回贸易才算完结，所以公司后期按照以上流程执行，在执行过程中该应收账款项目负责人参照以上追款流程，务必把到期账款回款比例控制好，总结设计了如下制度流程：

应收账款跟踪流程相关规定（执行版）

应收账款是企业的命脉，我司即日起开展全员跟进策略，目的把应收账款降低至30%以内，结算款10%以内；

首先，从源头开始，即合同的签订，在签订期需注意以下事项：

1)​ 不轻视合同的规范性，不可随意更改合同格式及条款；

2)​ 在签约前一定要明确当事人的真实法律身份；

3)​ 只有具备独立法人资格的企业及事业单位、政府机构才有独立签约资格；

4)​ 代表有法律身份的三个章： 公司公章、合同专用章、财务专用章；

5)​ 审查企业是否真实存在、履约能力、经营范围等情况；

6)​ 签约人是否有授权；

7)​ 合同内容是否合法，有无明显不平等条款 ；

8)​ 合同要明确规定双方应承担的义务、违约的责任；

9)​ 合同中规定付款时间要明确，对方给出笼统或含糊不清的支付条件时，需要补充完整；

10)​ 合同是结算货款、提起诉讼重要的凭证，人人都要由此意识；

其次，总结追讨应收账款要五大策略；

再次，如何有效、快速追回账款，以下是示意图：

​ 跟踪流程解析

发货日：货到工地7天起算时间

货款到期日：按照合同条款规定到期时间起算；

（付款时间条款界定点会跟项目负责人逐一确认）

销售部：从发货到货款到期,业务员需做到以下几点：

A、发货日当天，通知发货情况 B.发货后1--3天，询问验货情况

C、付款到期日前5天，提醒付款 D、付款到期日当天，催促付款

在规定的时间款未收回，业务员需在货款到期日后的5---10天内发文或电联客户询问未支付的原因；

财务部： 当业务发文催促后的7个工作日，款项未进账时，需财务配合业务发第二封催款函，并加盖财务部门章；

法务部： 第二封催款函发出后的7个工作日，款项未进账时，需法务部配合业务发第三封函，法务更具有权威性，并加盖法务部用章；

以上连环追款流程，从货款到期日起算至收回货款，共计花费时间约45天，在我司可接受范围内，超出天数回款的将根据情况暂停发放工资，情节严重的给公司财产造成损失的将根据坏账多少来承担一定比例的罚款；

​ 追账文件格式模版

1​  销售部： 货款到期后，客户还未支付款项的，业务部需要发文或电联客户查 问原因；

以下是业务员发文至客户的格式参考：

关于***款项的通知函

收件地点： 日期:

To: FROM:

发往单位： 发自 （Tel）: （Fax） :

XXXX先生/女士：

您好！贵公司应付我公司的货款 元，应付日期为 ，已逾期 天，我方至今尚未收到该笔付款。我们只能假定您因业务繁忙忘记付款。敬请迅速查明原因，并即刻将该笔款项汇至我方账户。

根据我们双方的合同/赊销协议，我方已如期履行了责任和义务，我们也希望贵公司尽快履行付款责任。双方今后良好的合作关系需要我们共同的努力和支持。谢谢合作！

附贵公司未付款明细如下：

1．-----------------------------------------------------------------------------------------------

2．-----------------------------------------------------------------------------------------------

3．-----------------------------------------------------------------------------------------------

4．-----------------------------------------------------------------------------------------------

XXX有限公司

事业部

年 月 日

2​  财务部：介于第一封催款函后，客户还未支付我司货款，由财务发文催促；

第二封通知函

收件地点： 日期:

To: FROM:

发往单位： 发自 （Tel）: （Fax） :

XXXX先生/女士：

您好，我公司曾于 年 月 日为了 元已经逾期 天的账款事宜曾经与贵司联系，但至今问题尚未解决，我们对此深表遗憾。为了贵我双方得来不易的关系，希望______经理迅速与我们联系，告知我司贵公司拖欠的理由！或请贵公司马上改善行将受到损坏的信用，立刻支付已过期的货款！多谢合作！

目前，我们已经暂停与贵公司的继续赊销。

附贵公司未付款明细如下：

1．-----------------------------------------------------------------------------------------------

2．-----------------------------------------------------------------------------------------------

3．-----------------------------------------------------------------------------------------------

4．-----------------------------------------------------------------------------------------------

XXXX有限公司

财务部

年 月 日

3​  法务部：前两份催款函相对委婉，由法务部发文更具威慑力；

关于****款项事宜的质询函

收件地点： 日期:

To: FROM:

发往单位： 发自 （Tel）: （Fax） :

XXXX先生/女士：

您好！我公司至今既未收到贵公司迟付的 元货款，也没有得到关于迟迟不付原因的合理答复。为此我们第三次与贵公司沟通，但迄今为止问题依然没有得到解决。为此，我们不得不考虑将此笔拖欠款项列为重点案件，交由我公司法务部门处理。

我们不希望贵公司的信誉以不佳的方式公之于众，也不希望贵公司的信誉在业内降低，但是贵公司如仍不付款，我们将不得不采取必要的行动，以期回收上述款项。（我们将暂停与贵司的继续合作。）

附贵公司未付款明细如下：

1．-----------------------------------------------------------------------------------------------

2．-----------------------------------------------------------------------------------------------

3．-----------------------------------------------------------------------------------------------

XXX有限公司

法务部

年 月 日

关于****款项的催讨函

收件地点： 日期:

To: FROM:

发往单位： 发自 （Tel）: （Fax） :

XXXX先生/女士：

由于我们数次发函，提醒贵公司尽快支付拖欠 天的 元货款而未获解决，我们不得不正式地通知贵公司，我公司将向贵公司采取严厉的追讨行动。这意味着我们将采取一切可能的手段，包括法律诉讼和委托合法的代理机构追讨。

这种结果是我方不愿意看到的，这意味着贵公司将不仅最终支付全部拖欠帐款（包括利息），而且将承担有关的费用（如败诉后的法律费用）。若贵公司仍然不能于 年 月 日前向我方支付拖欠的帐款，共计 元，我公司届时将付诸追讨措施。

附贵公司未付款明细如下：

XXX有限公司

法务部

​ 回款综合控制追踪

应收账款的良好是前期控制和后期持续努力的结果，从前到后大家意见一致才能够有效的解决流程效力问题，客户开始谈判的付款条件就要层层把关，等到打官司，人力物力的消耗已经无法有效估量。

客户付款条款解析表

客户名称 项目

签约方 项目编号

「刻意练习」

根据公司经营情况，找出某个流程可以改善的地方，进行流程改进，让公司某些经营指标更加良性。

实践训练一、

实践训练二、

实践训练三、