【识干家直播间】总编替你问专家

时间：6月11日周三晚上19：30

专家：张国祥

​ 企业规范化管理实战专家

​ 流程管理专家

​ 企业管理咨询资深专家

​ 清华、北大、浙大、交大EMBA特聘讲师

​ 《世界经理人》等众多知名网站专栏作家

著作：《用流程解放管理者》1、2

《资深深企业管理咨询顾问工作心得》

《管理就是定计划抓落实》

《从零开始学做流程管理》

主持人：张本心，识干家（博瑞森图书）创始人&总编辑，22年管理图书策划出版经验。

访谈主题：中小企业如何自主优化流程

说明：直播文字版根据直播内容制作，详情扫码看直播回放

观看建议：

一、中小企业流程优化的核心逻辑与四级分类体系

（一）流程管理对中小企业的独特价值（时间 02：43）

中小企业在发展中面临巨大空间与挑战，而流程优化是提升竞争力的关键。当前许多中小企业盲目学习大厂案例，却因业务差异导致无法落地。实际上，中小企业流程优化完全可以自主完成，核心在于掌握 "系统思考，不留死角" 的八字要诀，并将其展开为 "战略执行一贯到底、设计流程系统思考、突破部门环环相扣、责任到岗不留死角" 的八句话思路。

1、中小企业流程优化的重要性

中小企业在发展中面临战略落地难、部门协同低效、执行漏洞多等问题，流程优化是突破发展瓶颈的关键。许多企业盲目效仿大厂流程案例，却因业务模式差异导致 “水土不服”，而科学的流程管理能将战略转化为可执行的标准动作，消除 “部门墙” 与 “流程黑洞”。例如报销流程繁琐、销售报价审批低效等问题，均可通过流程优化提升运营效率，释放业务增长潜力。

2、张老师对中小企业流程优化的看法

张老师指出，中小企业流程优化的核心难点在于 “盲目崇拜大厂经验”，实则优化逻辑 “不难”—— 关键是做到 “系统思考，不留死角”。他强调：“流程是战略落地的管道”，需将战略分解为 “组织架构 - 岗位设置 - 管理职责 - 具体动作” 的四级体系，而非割裂式管理。中小企业应聚焦自身业务规律，通过 “合并低效、删除无效、挖掘高效” 原则，让流程成为赋能业务的工具，而非形式化负担。

3、中小企业流程优化的实践案例和效果（时间 08：12）

报销流程极简优化：某中小企业将传统 “五人签字”（主管、财务经理、总监、成本会计、总经理）简化为 “直接主管确认 + 成本会计合规审批”，后通过系统升级实现 “填单拍照→出纳付款”，节省员工耗时成本。

销售报价权限重构：某企业将报价权下放给业务员，规定上级 “只能加价不能降价”，并与提成挂钩（如业务员报价 3000 元，经理可加至 3100 元，成交后提成比例递增）。优化后销售利润率得到提升，客户成交周期也缩短了。

采购流程协同优化：某商贸公司在三级流程 “采购管理” 中明确 “生产部提需求→采购部执行→财务部付款” 的主责链条，通过四级流程 “供应商档案管理”“采购订单确认” 标准化操作，将采购周期压缩，库存周转率提升。

张老师强调，中小企业无需依赖复杂工具，通过 “三级流程设计口诀”（如 “目标开始首尾相连，主责清楚配合分明”）与配套案例模板，即可自主落地流程优化，核心是让流程成为 “战略可承接、执行可追溯、优化可迭代” 的管理体系。

（二）创新性四级流程分类体系（时间 36：40）

中小企业流程优化的核心难点在于盲目模仿大厂经验，张老师提出的 “四级流程分类体系” 以 “系统思考，不留死角” 为核心理念，将流程管理拆解为战略到执行的垂直体系：

1、四级流程分类

一级流程：组织架构

作为战略的承载单位，一级流程需紧盯企业战略、结合业务、着眼发展，坚决避免因人设岗或出现人名。例如，企业战略决定是否设立外贸部、研发部等部门，组织架构必须与战略完全匹配，确保部门设置合理，无空缺或冗余。

二级流程：岗位设置

基于一级流程的组织架构，将管理职责落实到具体岗位。需根据业务繁忙程度设置岗位，同样不允许出现人名，避免 "铁打的人名、流水的岗位" 现象。岗位设置要确保战略目标可分解到每个岗位，如销售部可设销售科长、售后服务科长等岗位，明确岗位与战略的承接关系。

三级流程：管理职责逻辑划分

聚焦企业基本事务的权责划分，是战略的水平分解。例如，客服部对应营销管理、客户管理等三级流程；生产部涵盖采购管理、生产管理等；管理部包括行政管理、人事管理等。每个三级流程都需明确主责岗位与配合岗位，如财务管理流程中，财务部经理是授权岗位，负责制度制定与执行。

四级流程：具体活动标准动作

是三级流程下的具体执行环节，优化后形成标准流程。如采购管理三级流程下，四级流程可包括市场调查、合同签订、订单确认等；财务管理下可细分为预算制定、报销流程等。四级流程强调 "工作分先后，责任定岗位"，确保每个动作都有明确责任人和执行标准。

该体系打破传统流程与组织架构的割裂，通过 “战略分解→组织承载→流程执行” 的闭环，让中小企业摆脱对大厂案例的依赖，实现自主优化。

2. 三级流程目录的梳理与四级流程的具体内容

三级流程目录梳理：基于组织架构的管理功能生成，例如某商贸公司三级流程包括 “品牌管理流程”“企划管理流程”“商品采购管理流程” 等。每个三级流程对应企业核心管理模块，如 “财务管理流程” 下可细分预算、核算、报销等逻辑板块。

四级流程具体内容：是三级流程的执行细分，需遵循 “工作分先后，责任定岗位” 原则。例如：

“品牌管理流程” 对应四级流程 “品牌宣传方案策划”“品牌推广”“品牌使用审批”；

“财务管理流程” 下的 “报销流程”，可从传统五人签字优化为 “主管确认 + 会计合规审批”，甚至通过系统实现 “填单拍照→付款” 极简操作。

3. 企业流程优化的核心与战略关系

流程是战略落地的 “管道”，一级至四级流程形成战略执行的完整链路：

战略决定流程架构：企业三年战略（如 “成为区域市场龙头”）需分解为组织架构（增设市场部）、岗位设置（市场调研岗）、三级流程（市场推广管理）、四级流程（广告投放标准）；

流程反哺战略落地：通过流程优化（如销售报价权下放）提升执行效率，某企业借此将销售利润率提升，推动战略目标达成；

动态适配战略调整：如业务旺季前优化物流配送四级流程，确保战略目标在不同阶段的资源匹配。

4. 课程大纲介绍与企业流程优化的实施

张老师课程围绕 “四级流程分类” 展开，大纲涵盖：

企业管理流程的四级分类逻辑（一级架构、二级岗位、三级职责、四级动作）；

各级流程优化的核心要点（如一级流程 “紧盯战略不因人设岗”）；

流程优化实操方法（合并低效、删除无效、挖掘高效）与案例（报销流程极简优化）；

战略与流程的联动落地步骤（战略数字化→组织设计→流程目录梳理→分段优化）。

（三）与大厂流程体系的本质差异（时间 35：14）

大厂流程体系多从国外移植，存在岗位与部门交叉、层级复杂（如五级分类）、忽视组织架构与流程联动等问题，且往往需要专业团队操作，中小企业难以复制。而四级分类体系完全基于中国中小企业实践归纳，具有三大优势：

体系来源与适配性（通俗性）：大厂流程多从国外移植（如迈克尔・哈默流程再造理论），层级复杂（甚至分五级），且岗位与部门交叉重叠，而四级体系完全基于中国中小企业实践归纳，用 “车道” 等通俗概念替代专业术语，初中生也能理解绘图，适配性更强。

战略与组织的联动性（实效性）：大厂流程常与组织架构割裂，存在 “职能部门经理 + 流程经理” 的 “两张皮” 现象，而四级体系将组织架构（一级流程）、岗位设置（二级流程）与流程设计深度绑定，确保战略通过流程 “一贯到底”，避免部门墙与推诿。

执行自主性与成本（自主性）：大厂流程依赖专业团队或外部咨询，中小企业难以负担，而四级体系配套 “案例 + 模板 + 口诀”（如三级流程设计口诀），企业可自主落地。张老师辅导的宁波某企业通过该方法现场优化流程，且历史案例显示，小企业仅需十几个三级流程即可覆盖核心管理，成本极低。

二、流程优化的具体实施步骤与关键要点

（一）从战略到流程的落地路径

1.战略数字化

将企业战略转化为可量化的目标，如未来三年的业务规模、市场范围等，并用表格形式呈现。这是流程设计的起点，确保流程始终服务于战略实现。

2.组织架构与岗位设置优化

根据战略数字化结果，绘制组织架构图，明确部门设置（如案例中的客服部、生产部、管理部）。然后进行岗位设置，如销售管理部可设部长、销售科长、售后服务科长、销售员、客服员等岗位，岗位数量与战略目标匹配，而非现有人员配置。

3.三级流程目录梳理

基于组织架构的管理功能，梳理三级流程目录。例如，案例中的商贸公司三级流程包括品牌管理、企划管理、商品采购管理等。每个三级流程对应若干四级流程，如品牌管理下分品牌宣传策划、推广、使用审批等四级流程。

4.四级流程设计与优化

针对三级流程下的具体活动，设计四级流程。遵循 "合并低效、删除无效、挖掘高效" 原则，杜绝 "流程黑洞"（如无价值的重复活动）。以报销流程为例，中小企业可将传统的五人签字简化为直接主管和成本会计两人签字，甚至通过系统优化实现 "填单 - 拍照 - 付款" 的极简流程，企业通过此优化年省大量成本。

（二）各级流程优化的注意事项

1.一级流程优化

紧盯战略：如企业计划拓展外贸业务，必须设立外贸部；

不因人设岗：即使老板兼任多个岗位，组织架构也需严格按战略设置，避免出现人名。

2.二级流程优化

结合业务繁忙程度：如销售旺季可增设临时岗位，淡季调整岗位配置；

避免 "人情岗"：通过竞聘上岗机制，确保岗位与人员能力匹配，而非人情安排。

3.三级流程优化

主责与配合分明：如人力资源招聘流程中，人力资源总监是主责岗位，各部门提供用人需求为配合；

阶段反馈：每个三级流程都需设置定期反馈机制，如每月总结流程执行情况。

4.四级流程优化

标准化动作：将最佳实践固化为标准流程，如采购验货的具体步骤；

动态调整：根据业务变化及时优化，如销售报价流程中，将 "上级只能加价不能降价" 的规则纳入流程。

（三）三级流程设计口诀与实操案例（时间 01：06：15）

三级流程设计口诀："目标开始首尾相连，建立制度追根溯源，主责清楚配合分明，层层推进阶段反馈，意见制度完善 PDCA 不断循环。"

目标开始首尾相连：每个流程图以目标为起点（如报价流程目标为 "确保客户下单"），以目标达成为终点（如 "客户已下单"），避免无目标的盲目执行；

建立制度追根溯源：授权岗位需负责制定相关制度，如财务部经理制定财务管理制度，并明确流程的源头责任，如采购流程源于 "组织收集采购信息"；

PDCA 循环：每月对流程执行情况进行计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、处理（Act），持续优化。

三、流程优化赋能业务的实战案例与策略

（一）销售报价流程的颠覆性优化

传统流程中，业务员报价需层层上报，导致客户流失或利润受损。优化后，将定价权下放给业务员，同时规定 "上级只能加价不能降价"，并与提成挂钩。例如：

​ 业务员初始报价 3000 元，经理可加价至 3100 元，总监可加至 3200 元；

​ 最终成交价越高，业务员提成比例越高，激发员工主动提高售价；

​ 配套廉政监察机制，杜绝中饱私囊；

（二）跨部门流程的协同解决方案

所有业务本质上都是跨部门的，如报销流程涉及全员，采购流程涉及生产、财务、物流等部门。三级流程通过明确主责岗位解决跨部门协同问题：

​ 主责界定：如品牌推广流程，市场部是主责岗位，负责方案策划，销售部配合执行；

​ 流程可视化：通过流程图展示各部门在流程中的角色，如采购流程中，生产部提出需求，采购部负责采购，财务部负责付款；

​ 例外处理：所有例外情况由授权岗位（如部门负责人）处理，避免推诿，如合同审批中的特殊条款由法务部负责人决策。

（三）流程优化与战略落地的深度结合

流程是战略落地的 "管道"，一级至四级流程形成完整的战略执行体系：

战略分解：企业三年战略（如 "成为区域市场占有率第一"）分解为组织架构（增设市场部）、岗位设置（市场调研岗）、三级流程（市场推广管理）、四级流程（市场调研流程、广告投放流程）；

目标量化：每个流程都有定性目标（如 "提升品牌知名度"）和定量目标，通过计划管理将目标转化为可执行的任务；

绩效挂钩：流程执行效果与绩效考核结合，如销售部流程执行率纳入部门 KPI，直接影响奖金分配。

四、中小企业自主开展流程优化的工具与资源（时间 01：19：22）

（1）​ 图书体系与知识支撑

1.《从零开始学做流程管理》：系统阐述四级流程体系的操作步骤，包含大量中小企业案例，如商贸公司、生产企业的流程优化模板；

2.《用流程解放管理者》系列：聚焦流程管理的核心理念与方法，解决 "流程与战略脱节"" 部门墙 " 等痛点；

3.《管理就是定计划，抓落实》：指导如何将流程中的定性目标转化为定量计划，通过 PDCA 确保执行；

4.《资深管理咨询顾问工作心得》：分享流程优化与企业管理体系建设的实战经验，提供自主咨询的方法论。

（二）配套案例与实操素材

购书用户可获取 58 页 PPT 及 22 份案例素材，包括：

某商贸公司流程目录：如三级流程 "商品质量管理" 对应四级流程 "厂家验货流程"" 门店退货流程 "；

流程图模板：包含三级流程和四级流程的绘制模板，如 "品牌宣传方案策划流程图"；

岗位权责表：明确每个岗位在流程中的责任，如 "采购经理负责采购合同审批"。

（三）落地策略与执行建议

1.组建临时设计团队：由各部门负责人或业务骨干组成，学习四级流程方法后，负责本部门流程设计；

2.分阶段推进：先优化核心业务流程（如销售、采购），再逐步扩展到辅助流程（如行政、人事）；

3.培训与辅导：通过 "口诀背诵 + 案例练习" 快速掌握方法，遇到问题可联系作者免费指导；

4.持续优化：每季度对流程进行复盘，结合业务变化调整，如旺季来临前优化物流流程。

五、专家观点与行业洞见

（一）流程管理的本质认知

"流程就是做事的先后次序，做的好就是好流程，做的不好就是不好的流程。管理流程的核心是优化做事先后和责任岗位，无需换人，同样的人就能创造更大价值。"—— 张国祥

中小企业应突破对大厂的崇拜，正如 "姚明的衣服给潘长江穿不合适"，流程优化必须结合企业实际业务与规模，而非盲目照搬。

（二）管理者的核心职责

业务部门负责人需具备四大职责：

1.完成任务：确保部门目标达成；

2.制定标准：建立涵盖制度、流程、标准的管理体系；

3.培养下属：提升团队执行流程的能力；

4.处理例外：解决流程中未覆盖的特殊情况。

"员工没有执行力，是因为管理者没有领导力。" 企业应从流程设计而非员工素质找问题，通过合理的流程体系激发员工潜能。

（三）流程优化的时机与节奏

建议在年初制定战略时同步启动流程优化，或在业务淡季开展，避免影响正常运营。例如：

年底制定次年战略后，立即优化组织架构与岗位设置；

春节后业务淡季，集中优化采购、生产等流程；

每季度根据战略调整，微调相关流程细节。

六、直播问答精选与延伸思考（时间 01：21：17）

（一）流程梳理的价值指标体现

流程梳理虽耗时，但可通过以下方式体现价值：

效率提升：如报销流程优化后处理时间缩短；

成本降低：某企业采购流程优化后，年采购成本下降；

风险控制：合同审批流程标准化后，法律纠纷减少；

员工满意度：流程清晰后，员工推诿现象减少，满意度提升。

（二）中小企业启动流程工作的时机及流程优化原则

启动流程工作的时机

1.战略规划阶段：建议在年初制定战略或战略调整时同步启动，如企业明确 “拓展区域市场” 战略后，需立即优化组织架构（一级流程），再逐步梳理岗位与流程，确保战略落地。

2.业务淡季：避免在旺季开展流程优化，选择业务低谷期（如生产企业春节后、商贸企业季度间隙）推进，减少对运营的影响。

3.管理问题凸显时：当出现部门推诿、流程耗时过长（如报销超 10 天）、执行无标准等情况，可针对性启动优化，例如某企业因采购流程混乱导致库存积压，通过流程梳理快速改善。

流程优化的核心原则

1.战略导向：流程是战略落地的管道，需从组织架构到具体动作形成战略执行链条，如战略聚焦 “客户满意度”，则需在流程中强化投诉处理环节。

2.效率优先：合并低效环节（如报销多签合一）、删除无效动作（如冗余报表）、引入高效实践（如下放销售定价权）。

3.责任到岗：突破部门界限，将责任明确到具体岗位，如报销流程中 “发票审核” 责任定位于 “成本会计岗”。

4.动态迭代：通过 PDCA 循环定期复盘优化，例如每月检查流程执行情况，调整超时节点。

5.简洁适配：拒绝大厂复杂体系，根据企业规模简化流程，小企业 “财务管理流程” 可仅设 4-5 个四级流程。

（三）跨部门流程的责任划分（时间 01：24：08）

在流程优化中，跨部门业务部门负责人扮演核心主导角色，是流程落地与效能提升的关键枢纽：

权责界定与流程设计：作为三级流程的 “授权岗位”，需负责管辖系统内制度、标准、流程的建立与优化。例如，人力资源部负责人主导 “招聘管理流程” 设计，明确需求收集、面试、录用等环节的主责与配合岗位，确保流程逻辑贯通。

跨部门协同推动：打破部门墙，以业务目标为导向协调资源。如销售部负责人在 “客户投诉处理流程” 中，需联动技术部、生产部等跨部门岗位，明确各环节响应时限与标准，避免推诿。

例外处理与持续优化：承担流程中例外情况的决策职责，同时通过 PDCA 循环推动流程迭代。某企业销售负责人在报价流程中发现 “紧急订单审批超时” 问题，随即优化四级流程中的 “快速审批通道”，将响应时间缩短 50%。

目标与执行联动：将战略目标转化为流程中的定性与定量要求，如市场部负责人将 “品牌知名度提升 20%” 的战略目标，拆解为 “品牌推广流程” 中的广告投放频次、覆盖区域等具体指标，确保战略通过流程落地。

七、结语：流程优化是中小企业的 "高速公路"

张国祥老师强调，流程管理是企业管理的 "高速公路"，而组织架构、岗位设置、制度标准等如同高速公路的配套设施，只有整体优化，才能实现企业高效运转。中小企业完全有能力自主建设这条 "高速公路"，通过四级流程体系，将战略转化为可执行的具体动作，突破部门墙，消除流程黑洞，最终实现业务赋能与竞争力提升。

正如某宁波企业老板在参加培训后所言："张老师的方法真的管用，我们现场就能动手优化流程，回去就能落地。" 对于中小企业而言，流程优化不是大企业的专利，而是人人可学、学了能用、用了有效的管理利器。现在就从绘制第一张组织架构图开始，开启企业的流程优化之旅吧！

欢迎扫码购书

【识干家直播间】扎根工作现场 总有好方法

每晚7:30，周末早中晚，总编替你问专家

你的问题，就是我们的直播主题

让管理书背后的专家走出来为你讲解

你可能不需要最新的管理理论，但你需要见过100遍类似情况的实战专家

1.5小时的陪伴，让成长在潜移默化中发生

告诉【识干家】你关心的管理话题、工作难题……

总编张本心13611149991（微信同号，填写“识干家”验证通过）

直播预告列表

一键预约全部直播