第六节第六步:整合意见和建议,模拟和验证新流程

当项目组将五十多个流程梳理完成时,主体的工作就完成了。在正式执行流程时,还要完成一个关键动作,那就是模拟空跑和实际验证。

模拟空跑:方法是执行新流程前先试着空跑一次和试跑一次。基本的步骤是:当业务部门有HR服务需求的时候,对于较复杂的需求,业务管理者会把需求提交给BP,BP会对需求做澄清;然后BP会按照新流程将需求订单发给相关角色,大多服务工作如招聘等就会流到招聘组;招聘组在收到订单需求时,按照步骤和周期执行招聘任务,直到按时按质交付;最后将结果反馈给BP和管理者,订单完成。这些工作也都会在IT系统中有记录。空跑就是指项目组可以自己计划并完成所有活动。比如招聘流程,从需求到下单再到过程步骤直到关闭订单,这些活动在系统中走一遍。

实际验证:实际验证就是拿现实中的需求订单,按照新流程运行。创建需求和订单,系统的订单流转、记录和跟进,最后在系统中完整走完。过程中做好记录并将最后的结果在项目组内讨论回顾,看看有没有问题。这个过程实际是两种做法并存的,手工和线上同时进行。最好的验证是将主要流程全部跑一遍,能空跑的空跑模拟,有条件的用实际业务走一遍。

如果有些问题比较大,比如系统无法实现,那么就要评估它的重要性和紧迫性,如果重要但不紧急,这样的调整就推后。一般性的问题稍作调整就好。

BP沟通:重要的是,新的流程在改变BP的角色、任务的同时,会改变大家的工作习惯。新流程在设计过程中需要实时给BP更新,同时在新流程设计后,要第一时间发给这些HR负责人看看,让他们给反馈。如果是无伤大雅的要求就及时满足,改了就好;如果是比较大的调整,就需要项目组单独沟通,看看对方的诉求是什么再判定是否需要调整。如果只是出于个人利益建议不要改,沟通就好。如果发现了一个重大的问题,就紧急修改和调整。

模拟和验证的目的是确保新流程可以走顺,如果有问题就第一时间反馈给流程项目经理,项目组再根据具体问题做必要的调整或者沟通。