下情上达会的目的是通过上下级之间的交流，下级展示工作成果或需求、上级采集信息并质询和指导下级工作。在日常工作中，我们通常称之为“汇报会”，汇报会的种类按正式程度可以分为以下四类：

-​ 电梯汇报24：偶遇上级领导，要在30秒~120秒内说清楚一个项目的进程或者对某件事的处理意见。

-​ 日常汇报会：日常就某事去找上级领导汇报工作，一般时间在15分钟左右。

-​ 月度/季度汇报会：按照预订的绩效管理目标，定期向上级领导汇报完成情况和下一步工作，时间一般不超过半个小时。

-​ 半年度/年度汇报会：与绩效评估相关。汇报会时间大致在30~60分钟左右，除了正式汇报材料之外，还应该有相关的会议阅读材料。

本章只谈影响重大的半年度/年度汇报会，从半年度/年度汇报会的组织实践来看，有一些常见问题：

-​ 常见问题一：会议前期准备不足。如果参会各方都准备不足的话，下级汇报一定不够精彩、上级质询一定不够深入。有时因为上级领导没有足够的前置材料，下级汇报完之后上级根本提不出质询问题。

-​ 常见问题二：汇报人缺乏汇报技巧。汇报人只按PPT的顺序讲解，甚至于干巴巴地读材料，和上级没有交流，汇报材料中缺乏要点亮点陈述——汇报过程不顺畅甚至沉闷。

-​ 常见问题三： 汇报人文过饰非。汇报人的汇报技巧高超，倾向于用花哨的PPT、丰富的多媒体资料、巧妙的语言/身体语言、煽情的故事进行汇报，以此突出成绩、遮掩自身的工作失误，造成“会干的不如会说的”。

-​ 常见问题四：汇报和质询时间安排有问题。给某人安排40分钟的汇报时间，却只留了5分钟质询时间，一些关键问题根本就没有时间讨论。

-​ 常见问题五：陪绑情况严重。例如，组织者要求所有人共同进入会议室参加一个汇报会，但是议程却是单个汇报人轮流向几个上级领导进行汇报，其他无关的人明明有很多事要去做，却不得不在会议室中闷坐陪绑。

究竟如何开好汇报会呢？

本章从开好半年度/年度汇报会的角度，谈谈该类会议的前期准备、中期进程和后续跟进事宜。此外，有三个理念很重要，即“10/30”法则、成功汇报的PRHP结构、深度倾听后的三层次汇报法。