项目从开始的那一刻起,就存在着风险。项目风险是不确定的事件或条件,一旦发生,就会对项目的范围、进度、成本、质量等造成影响。严重情况下,甚至可能对组织的声誉或者财务造成影响。
作为项目经理,我们要对风险存有敬畏之心。我们要从项目风险的识别和评估,到发生风险时可能造成的影响,以及风险发生后的应对,都要做到心中有数。这样在风险一旦发生时,可以做到心中不慌,进行有效的应对。
【案例】
8A公司的电商升级配套项目——物流系统升级。由于电商业务会遇到爆单等情况,导致物流发货都集中在同一时间,过多的货车导致道路拥堵,影响周边居民生活,可能会引起政府的关注。项目经理杨凯非常清楚,项目有很多不确定因素。如果因为不确定因素导致项目出现问题,对项目的成败、项目组成员和发起人林杰都影响非常大。
作为经验丰富的项目经理,杨凯非常明白项目风险管理的重要性。从项目初期就非常注重对风险专门管理,早早启动风险识别和风险评估的专项任务。
在明确项目范围后,项目经理杨凯立即邀请法务、制造、运营、供应链、总裁办召开了的项目风险讨论会。在会上,了解到项目需要6个月实施,公司法务和政府关系代表菁菁,首先就指出下个季度政府可能很快会有限期整改的要求,可能会因为这项政策风险,项目需要在3个月内完成,这样项目进度和资源投入上都会受到较大影响。针对政府整改政策风险,项目组经过风险分析后,认为这项政府强制行要求,不能回避,一旦发生,只能实施风险应对措施以降低对项目的影响。
除了召开风险讨论会,项目组专门针对项目的业务流程做了探讨,分析业务流程图的关键节点,发现整体效率提升依赖司机执行。司机预约通知的触达有效性、司机是否按照预约执行等跟司机依赖的节点都是项目的挑战。如果司机的能力及理解不到位,将会导致项目效果大打折扣。识别出的人力资源风险,项目组会专门制定因司机能力不足的风险应对方案。
为了吸取其他项目的经验,项目组拿出公司的项目风险核对表,进行相应的风险识别。在风险核对表中,供应商技术能力是一个关键点,该系统是公司通过采购第三方系统及定制化开发服务提供,供应商的技术稳定性需要全面评估,可能存在技术风险。
经过一系列的风险评估工作后,团队成员已经识别出来项目可能遇到的各种风险,并且一一记录下来。接下来进行风险评估,分析各个风险之间的关系,按照风险发生的可能性、影响程度进行排序等,为最终输出了一份风险清单。
【案例分析】
风险管理过程包括风险识别、风险评估、风险应对和风险监控。一个优秀的项目管理者在做好项目战略规划的同时,必然会同步进行项目风险的管理。有效的风险管理会提升项目战略落地过程中的收益。风险识别可以通过会议的形式,邀请项目的核心相关方参与会议,全面讨论可能发生的风险。过往项目中发生的风险也可以作为一个参考,此外通过项目关键成员的访谈也能够帮助有效识别风险。
风险识别的主要方法可以分为两大类:一是从主观信息源出发;二是从客观信息源出发。
表4-3 风险识别两类信息源
类型 | 方法 |
主观信息源出发 | 1. 头脑风暴法:集中团队成员召开专题会议识别风险 2. 德尔菲法:在团队中选出专家,采用匿名函询的方式收集专家意见,进行整理、归纳、统计再反馈给专家,再次征求意见,再集中,再反馈,直至得到一致的意见 3. 情景分析法:假定某种现象或某种趋势将在未来出现,对相关问题的系统分析,发现潜在风险 |
从客观信息源出发 | 4. 流程图法:建立项目的总流程图与各分流程图,分析环节之间与各自存在的潜在风险 5. 核对表法:对照已有的风险核对表对本项目的潜在风险进行分析识别 6. 财务分析法:通过分析资产负债表、营业报表及财务记录等,识别本企业或项目当前的所有财产、责任和人身损失风险 |
识别风险后,需要全面进行风险评估,对风险进行定性和定量分析,分析风险发生的概率、评估风险可能造成的影响,并确定风险的等级。
在评估风险影响时,需要考虑项目成本、进度、范围和质量等制约因素,以及组织风险承受力和组织的风险偏好。即使风险相同,由于每个组织对各种风险的承受度不同或者风险偏好不同,后续风险应对计划决策可能会有较大的偏差。
在进行风险评估工作时,可以首先列出风险识别过程中发现的项目风险清单;然后根据项目实施情况,对风险之间的关系进行分析,识别不同风险之间的依赖关系;随后对风险的发生可能性和造成的影响程度进行评估,并给出对应的风险评估分值;最后按照评估分值由大到小的顺序进行排序,最终形成的风险评估表。高评分的风险需要重点关注。
风险识别和分析完成后,最终会输出风险登记册,作为后续风险管理的基础。在此给出一个风险管理的登记册示例。
表4-4 风险登记册示例
项目名称 | 8A物流系统升级项目 | 预计完成日期 | 2022/12/15 | |||||
项目发起人 | 林杰 | 项目经理 | 杨凯 | |||||
文档修订日期 | 2022/7/5 | 版本号 | V1.0 | |||||
序号 | 风险描述 | 潜在影响 | 发生概率 | 影响程度 | 风险等级 | 风险应对 | 负责人 | 状态 |
001 | 政策风险-针对8A公司物流发货导致道路拥堵问题可能下个季度政府会有限期整改的要求 | 一旦被要求整改,项目则需要赶工在3个月完成,项目资源投入需要大幅度增加 | 0.7 | 0.8 | 高 | |||
002 | 技术风险-采购第三方系统,可能存在稳定性问题 | 系统不稳定可能导致无法安排物流发货 | 0.5 | 0.7 | 高 | |||
003 | 人力资源风险-整体效率提升依赖司机执行,司机预约通知的触达有效性、司机是否按照预约执行等,如果司机的能力及理解不到位,将会影响项目最终改善效果 | 影响物流系统升级的效果 | 0.5 | 0.4 | 中 |