在对组织文化面貌进行初步的识别之后,需要制定相适应的管理沟通策略来优化、改善及稳定适合研究院组织文化状态。事实上,组织文化与管理沟通是一个双向影响的过程。一方面组织文化全方位地影响着组织的内部管理沟通,对成员的沟通行为及理念具有一定的牵制作用;另一方面日常的管理沟通工作也会对成员的组织价值观及行为准则进行持续不断的灌输。因此,只有维持这种双向交流,才能使组织文化更加完善。
所以,本次测评使用的双S立体文化模型划分的组织文化类型主要依据社交性与团结性的高低程度及其交互性。事实上,无论是基于感性的社交性还是基于利益目的的团结性,都内含着矛盾,并处于不断变化中。两维度均处于高位的组织文化对研究院而言无疑是一种理想的完美状态,但是难以实现。
由于四种组织文化类型的利弊之分主要归结于社交性和团结性这两个维度的高低影响,因此研究院管理者在制定管理沟通策略时,可以本着优化双S文化指标的原则,即依据研究院社交性及团结性维度各自的指数水平,特别针对某一维度的低值倾向,重点考量并制定基于提升和优化低值指标的管理沟通策略,确保管理沟通工作的针对性,有助于平衡和稳定研究院的组织文化状态。根据统计结果,对于在团结性低值情况,我们从个体、部门和组织整体三个层面如何实施管理沟通的策略进行了研究和论述。
根据对低团结性的利弊分析结果,可知研究院的管理沟通障碍主要体现在以下三个方面:
(1崇尚友谊而导致竞争乏力和绩效受损。
(2小团体和非正常组织盛行而导致研究院工作程序受损及整体目标被架空。
(3研究员缺乏理性的批评与自我批评。
而提升团结性指标的重点,在于提升研究员对研究院的集体使命感,明确并增强其组织承诺,缩小组织内小团体带来的不利影响。
就个体层面而言,鉴于地位及角色差异的影响,心怀疑虑的研究员不善于或不情愿将自己的真实想法告知上级。因此,针对研究员个体的沟通不仅要考虑研究员的性别、年龄、职务、职称、综合能力、家庭及社会经历等因素有针对性地进行,还应找到“问题研究员”(如离职者)了解其真实感受及期望,保证沟通切实有效。个体沟通应着力建立起个人对研究院这一整体的信任和使命感。
需要明确的是,信任建立在意图和承诺沟通无误的基础之上,院领导应在沟通中重点考虑以下方面,包括本院未来的发展前景、良好的培训及继续教育机会、利益分配的公正公开、院务信息的公开透明、工作中有充分的发言权、研究员工作富有的意义、如何实现研究员个体与研究院发展的双赢等。要努力增强研究员工作的使命感和自豪感,认识到自身工作的重要意义,将工作真正视为自我实现的途径,提升研究员对自身工作的肯定和对研究院未来发展的期望。另外,适度地增强研究员的危机意识,对于帮助他们更好地开展工作和学习,发挥个人能力也将起到积极作用。
就部门层面而言,应在纵向沟通方面发挥积极主导作用。众所周知,纵向沟通是提高研究院运转效率及实现整体组织目标的基础,而部门作为研究院的基础组织单位,发挥上情下达及下情上知的纽带作用。纵向沟通包括下行沟通和上行沟通。前者是沟通主体,后者是沟通关键。
强化下行沟通,部门领导应将院领导的相关信息发布严格无遗漏地传达到研究员,并引导研究员对研究院的各项信息政策、目标、任务、要求及规范等进行正确的理解并乐于接受。强化上行沟通,部门领导有责任并敢于将研究员的真实想法和诉求向院领导反映,在建立上下级信任度方面发挥积极作用,辅助院领导营造民主开放的整体氛围。纵向沟通的顺畅可以有效地减少小道及失真消息的传播,同时有利于消除小团体及其带来的不良影响。
从全院的组织层面,院领导应着力构建提升团结性的沟通网络和机制。在沟通媒介方面,除利用面谈、电话、纸质文件传递这类传统类型外,可充分应用基于网络的新型沟通媒介,如QQ、微博、微信或院务办公系统等,消除信息壁垒,提升院务工作纵向沟通的及时性和有效性。
在沟通体系上,要建立信息透明公开的沟通例会制度,本着民主开放的原则进行院务公开,在严格本院规章制度及工作守则的同时,院领导应充分考虑研究员的实际诉求,增强研究员院发展的合力。同时,要建立健全研究员院的激励机制,通过采用物质激励与精神激励相结合的方式,建立科学、规范、人性化的激励制度,提高研究员的竞争意识,激发研究员的工作潜能,鞭策研究员将目标化作实际动力,并实现个人目标和研究院发展目标相结合。另外,可以考虑给研究员提供参与管理的机会,减少或消除研究员的信息理解障碍,实现全院一盘棋的管理理念。
我们共同的目标是将拥有不同知识文化、社会经历及家庭情感等因素背景的研究员汇聚到一起,并营造出能令他们接受的价值观,引导他们遵守工作准则并形成优良的工作作风和团队意识。归根到底,建设固有自我特色又充满激情和活力的企业文化体系,实现企业个人共同进步,共同发展、共同升值才是最终目标。
“谢谢你们,这半年来感觉院里的风气越来越好了!”赵院长给我们的反馈证明了双S立体文化模型确实是处理企业社会性和团结性问题的强效良药、对症良方。