流程图如果用词不当，就会给管理带来困扰，给员工带来误导。一个好的流程图必须用词准确、用语精炼，可操作，无歧义。

因此，必须对流程图的共用语言进行规范。

（1）以工作类别命名流程图

以工作类别命名流程图，而非按部门或岗位命名流程图，让员工见图思义，这项工作应该怎么做，而不是误导员工这事应该哪个部门管或应该由谁负责。以工作类别命名流程图，改变企业员工各自为政的传统思维，绝对不允许出现诸如“设计部流程图”“品质部流程图”“文员接待流程图”“会计报销流程图”。

（2）流程图中只有岗位划分，没有职权之争

流程图是企业的制度补充，是企业对岗位的授权，不是按照人头分配任务。排在最开始的岗位永远是“授权岗位”，依次为“主持岗位”“参与岗位”。

授权岗位基本固定，就是各系统负责人岗位。这一岗位负责该项事务工作的标准制订、员工培养和例外处理。授权岗位在“四级流程图”可能没有具体工作，但前述三项职责早已设定。一旦流程图有问题或流程图在执行中有问题，都需要担任授权岗位的责任人解决。

其他岗位如“主持岗位”和“参与岗位（可能只有一个，也可能有多个）”，没有职务高低之分，按照工作先后排列岗位位置即可，大可不必考虑“领导在前面”。这样有利于培养员工的责任意识，淡化权力意识、等级观念。

（3）流程图的起点从目标开始

所有流程图必须从工作目标开始，开宗明义，而不能用“椭圆符号内+开始”表述（椭圆符号是终结符号）。流程目标必须高度概括本流程图的工作目标要求。比如“返修产品维修流程活动要达到的目标”就是“快速返修、挽回影响、满足顾客的要求”，或只要前面八个字。让所有参与该项工作的员工从明确的目标开始，一开始就知道是在做正确的事情，避免中途出错、浪费时间，杜绝传统的临时指挥或“听话照做”带来的低效方式或盲目行为。

做事没有目标，效率一定大打折扣。做任何事情从目标出发，而非从感觉出发。所有流程图的目标达成，企业目标就能达到。流程目标就是工作的方向标。流程环环相扣，本质上就是流程目标环环相扣。

（4）统一进程语言，用语精炼，要言不烦

进程是流程图的主体，是指导工作的路线图，用语是否精练，直接影响流程图的指导作用，也影响流程图的美观。要言不烦，节点清晰，一目了然，做事的人才能一看就懂。简单明了，做事效率自然就高。如果模棱两可、表意不清，阅读都觉得困难，执行起来还不知道要乱到什么程度。

用语精练才能准确传达流程的各个节点或结点。流程图中的节点和结点，往往会成为从事该活动员工的工作职责，或管理者的关注重点。它的表达方式以动词+名称为主，不能用形容词和副词。比如报销流程图中的“填写报销单，粘贴报销票据，准备报销”，可以用四个字概括“填单报销”，至于如何贴票据、报销的细节说明等，是在报销规定或制度中体现的，也可以用流程说明文件进行。因此，进程框内最好使用通俗易懂、约定俗成的四字、六字、八字，如“填单领取”“回单登记”“返品维修”“修复交货”“拟订方案”等，千万不能在进程框中写文章。

（5）以达成目的结束流程图

必须以达成目的结束流程图，绝对不能用一个椭圆，再加两个字“结束”。

达成目的必须与流程目标首尾呼应。流程目标确定了，流程运行要达到的目的就十分清楚。有个技巧，把流程目标中的语句改成完成时态就行了。比如现场招聘流程的目标是“初选企业所需的人才”，达成目的就是“初选到企业所需的人才”。当然，如果不能形成呼应，首先要考虑的是流程目标有没有界定准确，这也是一个互逆检验方法。

在流程图中，流程运行达到的目的就是这一流程运行的终点。它与起点相呼应，形成一个闭环。这个闭环是暂时的，随着企业的发展、工作的推进，这个环会继续运转，好的流程就是环环相扣。

统一流程图语言，让企业全员形成条件反射，看到这个词就知道是什么活动或环节，不会产生歧义，也不能自由发挥，它就是企业的工作程序，就是内部的标准动作。

流程图语言达到用词准确、用语精炼的高度就成了企业管理的标准和员工操作的指南。