主要表现

（1）履约过程资料管理不善或其他原因导致关键证据原件遗失。

（2）建筑施工领域“先干后谈”现象普遍，不注重保留涉及工期延误、施工变更、工程增量、工期加速、合同终止、合同外因素（如原材料及工资上涨、政策变化等）情形下的签证资料，起诉、应诉因大量证据缺失，维权非常困难。

法律后果

（1）总包方无法正常获得应有的工程款。

（2）即使启动司法程序，依据“谁主张、谁举证”原则，民事诉讼中当事人须为己方的诉讼请求提供相应证据。若证据原件遗失，在诉讼阶段无法提供证据的原件的，将会造成己方所主张的案件事实无充分证据进行佐证，承担举证不能的败诉结果。

防范措施

（1）注意施工过程中交接记录的留存，要高度重视基础资料的制作、收集、整理和归档工作。加强项目管理和档案管理，注意证据收集的及时性。

（2）注意权利主张证据的保留，对文件的原件进行有效管理，特别是对重要文件的原件，应指派专人管理，严格限制将原件进行外借，避免遗失。如文件原件已遗失，可通过要求相对方在复印件上加盖印章的方式，取得对方对复印件真实性的书面确认，或收集其他证据材料，佐证复印件的真实性。

（3）对于建设单位的口头承诺尤其涉及合同金额的变化，应有签证意识，事先签下书面凭据，或者事后督促书面确认。例如通过微信、录音等对话方式确认的，应注重保留手机等原始录音载体。

（4）签署文件时，可考虑签署多份原件，文件移交时签署交接单，必要时保留备份作为附件，并要求相对方确认备份文件与原件内容一致。

（5）应充分重视和加强项目的档案资料规范管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。