自由读 — （三）事事留痕—

主要表现

（1）合同中未约定文件送达地址及方式，或送达的地址、邮箱地址等发生变化时未及时更新。

（2）向对方口头指定的而非书面确认的人员发送电子邮件，事后又无补充确认。

（3）向对方指定地址以外的处所发送文件，又未及时获取对方确认。

（4）文件由对方工作人员中非指定人员签收，或者所签收文件无法反映文件的基本内容，或者按照合同约定地址送达文件被退函后打开了退函文件。

（5）邮寄文件后将邮寄凭单丢弃、丢失。

法律后果

（1）在建设工程施工合同管理中，承包方在工程施工中会向建设单位、监理单位及其他相关各方提交大量的报告、通知等涉及合同履行事项的文件，如果没有妥善保存提交法律文件的证据，一旦发生纠纷，总包方“举证不能”，将处于不利的地位，有可能导致重大经济损失。

（2）如果送达文件的方式和程序不规范，也可能导致文件送达的法律效力欠缺，将承担“举证不能”的不利法律后果。

防范措施

（1）合同应约定双方的文件签收人、送达地址及文件签收收据的格式，若发生变更及时告知；应向合同中指定的签收人、地址，以约定的方式送达；如果合同中没有指定签收人的，送达文件后应要求对方盖章和收件人签字由对方在文件签收收据上加盖公章，或者由对方负责人，或者己方可证明的对方工作人员签收，也可现场拍照记录；已经发送过的文件没有上述手续的，可以通过在后续文件中重复相关文件内容的方式弥补。

（2）总包方提交给建设单位、监理、分包方的法律文书均一式两份，一份交送达对方，另一份要求对方签收人签字后留己方保存；或者要求对方签收人在签收回执上签字，回执中应注明文件编号、名称、己方的主要意思表示（主张的权利或通知的主要内容）。

（3）如果对方不愿意签字，可以采用EMS邮寄送达的方式，并在邮政专递单的寄送内容栏目中简要标明文件名称、编号、己方的主要诉求（主张的权利或通知的主要内容）。文件发出后，应及时向邮局查询送达情况，已送达的，要保存快递妥投截图，必要时要求快递公司出具第三方证明；若对方拒收，退函不要拆封，应原封保存。

（4）邮寄不能送达时，或者比较重要的文件可以采用公证送达的方式，由公证人员对送达文件的内容及送达方式进行公证。