第三节 提案活动的标准化管理

 

 

如前所述，改善提案活动是一种通过标准化和制度化的评价、奖励措施来推动的改善活动。因此，开展这项活动最重要的工作就是建立一套提案等级评价标准及与之相对应的奖励制度。

标准化的评价及奖励措施包括以下内容（如图3-3所示）：

    (1)提案格式的标准化；

    (2)提案等级评定办法的标准化；

    (3)奖励办法、奖励金额标准化；

    (4)提案受理、处理流程标准化。

通常情况下，以上几个方面的内容可以归纳为一个《改善提案活动奖励标准》。通过运行这个奖励标准，即可达到对改善提案活动进行管理的目的。

一、提案格式的标准化

我们知道，本章讨论的改善提案活动与我们通常说的合理化建议活动有些相似，但是一般来说，许多国内企业所提倡的合理化建议活动只停留在号召的层面上，没有具体便捷的操作办法。其结果是，员工不知道如何进行提案和应该提出何等水平的提案。特别是一线员工所受的教育程度相对较低，就显得更加不知所措，对提案活动的参与也就大打折扣。

为了使提案活动有良好的可操作性，我们将提案书格式进行了标准化。在提案活动初期，可以使用表3-3所示的简易型提案书格式（A表）。如果企业员工的素质较高或经过一个阶段的推进，希望提高员工提案水平的时候，可以同时使用表3-4所示的一般型提案书格式（B表）。每个企业可以根据自身的情况做出选择。

 

表3-3 简易型提案格式

表3-4 一般型提案格式

改善提案表（B）

 

改善提案表（B）

员工提案时，只要按格式要求填写即可。标准化的提案格式至少有以下几个方面的益处：

 (1)便于员工填写，员工在提出提案时，不用花费很多精力去组织语言，高效便捷；

 (2)标准化格式还能向员工提供一种发现问题、解决问题的模式和步骤，在使用过程中还有利于提升员工发现问题、分析问题和解决问题的能力；

 (3)标准化的格式还使评价高效、科学、合理；

 (4)标准化的格式便于效果的确认和统计。

在实际提案过程中，某些小的改善提案只要将改善前后的做法用照片或一两句话进行描述即可，即一句话改善，这个时候使用如表3-5所示的简易型格式就方便快捷得多。

简易型和一般型提案格式的适用性可以简单地加以区别，即简易型比较适合初中级水平的提案，而一般型比较适合中高级别的提案。

 

 

就是说，效果好的提案要想获得较高级别的奖励，就必须使用一般型提案格式，但并不是说使用一般型提案格式的提案都可以被评为较高奖励级别。在这种制度安排下，有条件的员工会尽量采用B表提出改善提案。

具体到某一企业，既可以只采用一种格式，也可以采用两种格式。规定可以使用两种格式的时候，最好特别指明什么级别的提案采用何种格式。

A、B表的作用如下：

(1)A表的用途。

有些简单的小提案、问题和改善措施都十分简单明了，只要一句话就能够说清楚的，使用此表不仅实用而且高效快捷。

(2)B表的用途。

使用B表的好处是显而易见的，它可以引导员工思考和提高员工解决问题的能力。从表格的内容可以看出，填写一次B表就等于员工对问题的解决进行了一次全面的思考，就等于运行了一次小的PDCA循环。这有利于强化员工解决问题的意识和提升解决问题的能力，对员工来说，写提案本身又是一次十分有效的培训和学习。

二、提案评价办法标准化

一般来说，提案的得分是根据以下多个项目的好坏决定的：

 (1)有形效果（效果金额）；

 (2)无形效果（效果的影响范围）；

 (3)独创性或创意；

 (4)提案的推广意义；

 (5)提案的实施可行性；

 (6)实现改善所需投入的努力大小；

……

 

作为补充说明，这里罗列了一些需要留意的事项，这些事项也可以作为员工培训的内容进行相应的说明，供评价改善提案或指导员工时参考。

三、制定一个有形效果核算基准

制定统一的提案等级评价基准是做好等级评价工作的前提条件之一。

首先，企业有必要制作一份统一的改善效果（有形效果）核算基准。这一基准应包括对成本或效率产生影响的主要项目。它们是：

(1)人工费用（用工时成本表示）；

(2)用水、用电、用气费用；

(3)设备投资及折旧费用；

(4)设备或生产线异常停止造成工时损失费用；

(5)材料、零件、产品损耗费用；

(6)施工或维修等外委托费用；

(7)场地、空间费用（租金）；

(8)库存占用资金利息；

(9)运输、搬运费用。

……

以上这些费用标准最好以财务的核算值为准，提出财务核算值有困难的或不便使用的（出于保密的考虑），可以采用较低的估算值替代，重要的是公司要以统一的基准来平衡各部门的评级工作。有了有形效果（最终可以金额表示的部分）的评定基准之后，我们可以用同一个基准来核算所有改善的改善金额，并根据改善金额的大小确定改善提案的得分和级别。

四、无形效果的衡量办法

有形效果是可以量化的，但无形效果及其他项目（创意、工作难度、努力程度等）的评价基准比较难以确定，多数情况下要靠主观判断来决定改善的等级。

一般地，可以按照无形效果的影响度（范围）及为实施改善所需付出的努力等来予以评价，如表3-8所示。

 

表3-8 无形效果评价基准

 

为了使各部门长有效、客观地进行级别评判，在涉及较高级别的评价时，可以通过讨论的形式来决定提案的级别。长期坚持这样做，既能保证级别评判工作的公正性，帮助各部门长建立一个比较统一的（定性的）评判标准，又能通过对其他部门提案的了解，获取可供借鉴的改善信息，达到互相学习和共同提高的目的。

 

五、要“符号化”提案奖励金额

对改善提案的提案人实施物质和精神奖励是激发这项活动持续推进的良好措施，奖励办法的标准化就包括这两方面的内容。

关于物质奖励，首先要制定物质奖励的标准。物质奖励一般有现金或物品两种，这里以现金奖励为例进行说明。对各个级别的提案发放多少奖金，要根据奖金总额（财务部门或公司上层认可的预算额度）的多少来决定。所谓的奖励标准就是提案的得分、评价级别和奖励金额的对应关系，如表3-9所示。

 

表3-9 奖金标准（示例）

 

首先，特别奖是针对一些特别有创意或特别重大的改善而设的，具体奖励金额可以由企业管理层设定。

其次，要决定奖金的支付方式，一般来说以现金支付比把奖金计入工资更能发挥作用。

除了物质奖励之外，可以辅之以精神鼓励，比如说，可以利用月度、季度、年度冠军奖状、锦旗、优胜者展示及其他能体现优胜意味的形式予以表彰。

六、提案受理、处理程序

有效收集员工提案并及时评级、奖励提案员工是激活改善提案活动的前提条件。为了持续推进这项活动，还需要使提案受理、处理流程标准化，提案受理及处理程序如图3-4所示。

需要特别说明的是，以前“提案箱”被较多地运用，即在企业内设置若干“提案箱”，员工若有提案可以随时将提案投入箱中，而推进部门则定期或不定期回收提案。事实上，这种方法效果并不好，原因有两方面，一是处理不及时，二是很难体现企业上层对提案的重视，这两方面都会挫伤员工提案的积极性。

 

 

提案受理、处理过程中需要留意的几个事项：

 (1)部门内提案人和实施人不同时，由部门长协调奖金分配事宜。

 (2)提案涉及其他部门，提案人不能直接实施时，具体的实施工作由TPM推进部门协调相关部门实施，实施后给予评级奖励，奖励由提案人和实施人共同分享（推进部门协商决定）。

 (3)有积极意义但未实施的提案只能被评为最低级别奖励。

 (4)相同或类似提案，原则上只给予原奖励级别一半的奖金，特殊情况（需要投入较多努力完成）时可以适当提高奖金，具体金额由TPM推进部门决定。