Keith Harrison-Broninski在他的Human Processes专栏中提到，消除开会时间无效性的关键在于什么时间对会议内容进行确认。典型的会议流程中对会议内容的确认存在时滞。

在大型会议中，通常会指定某个人做会议记录，并在会后对记录的内容按照既定的格式整理，形成一系列结构文档，最后用邮件的形式发送给参加会议的人。因为在会议记录与整理的过程中没有其他与会人的参与，所以会有人发现正式的会议记录和他自己对会议内容的理解存在偏差。

在小型讨论会中，通常没有正式的会议记录，对会议内容每个人都会有自己的理解。而且有时就因为理解不同，到决策执行的时候才发现自己理解有偏差，需要调整和确认。

综上所述，消除开会时间无效性的关键在于参加会议的人在会议进行过程中就要对会议内容达成一致的理解。这就要求：

（1）会议记录人能够实时记录，并与会议参加人共享；

（2）会议参加人能够在会议过程中回顾会议内容，并进行讨论和必要的修正，以期实现在会议结束时能对会议内容达成一致的理解。

典型的会议流程中就是缺少了对会议记录的回顾和讨论。即使有也是在会议之后，因此一些不可避免的修正只能再次组织小型讨论会，甚至再一次重复原来的会议，严重浪费开会时间，更严重的是由于会议时间的拉长使得会后的决策执行被搁置。

会议室现在基本都配有个人笔记本和投影仪，客观条件已经不再是会议流程得不到改进的理由，即使打字速度跟不上会议进程，我们也可以通过速记的方式，用投影仪将会议记录的手写版共享。在会议结束前的五分钟，让每个与会者对会议记录的内容进行回顾、讨论和必要的修正，之后及时将讨论后的内容用邮件发送给每个参加会议的人。这种简单而且零成本的流程改进，可以有效改善开会时间的无效性，花几分钟就能带来几周的时间效益。