（一）会议准备工作

贵宾室：

（1）根据任务要求，准备好家具、茶具、烟具、鲜花。

（2）室内四周摆放花草、屏风等装饰物。

（3）设专人领位岗，主动礼貌迎宾、领位。

（4）客人就座后，送茶、送毛巾、送饮料。

（5）在客人谈话间歇时，添斟茶水、饮料。

（6）等候服务时勤观察，不走动，不交谈。

（7）贵宾进入会场、宴会厅，按领位服务流程引领。

商务会谈：

（1）会议气氛庄严、隆重，会场布置长会议桌或环形会议桌，桌上铺设会议桌台布，座椅用扶手椅，座椅数与参加会议的人数相等，会场环境高雅。

（2）高规格的会议，要在会议桌中央安放会谈两国国旗，东道主国国旗在左。

（3）会谈桌上必须准备文具，为了保持会场安静，茶底盘上放一块折成四方的小毛巾或茶垫底。

（4）凡属保密会谈，应按接待部门规定，严格遵守进入会场的时间。

（5）参加会谈的服务员，必须严守国家机密。

重要会议：

（1）按会议类型与规格，选择合适的会议厅。

（2）按会议形式与人数，摆放会议桌和座椅。

（3）按客户要求布置会场，挂条幅，设签到台、主席台、讲台，准备话筒等会议设施设备等，并适当布置花草。

（4）准备会议所需的文具、用品、席位卡等。

（5）准备会议期间的茶水、咖啡、点心等。

（6）服务员站在门口迎接客人。

（7）客人入座后，要及时送上茶水、毛巾等，做到热情服务并保持安静。

（8）会议开始后，服务员应退至一旁，并随时观察客人对茶水、饮料、酒等需求量，一般半小时添加一次。

（9）会议结束，在门口送客。

贸易洽谈会：

（1）贸易洽谈会一般要选一个餐厅陈列展品，陈列工作由承办单位负责，但餐厅要保证陈列品的安全。

（2）要根据要求准备若干小型会议室，供洽谈业务使用，会议室要保持整洁卫生，当中外双方业务员洽谈时，要及时供应茶水、咖啡或饮料，派送小毛巾，热情服务并保持安静。

（3）一般参加洽谈的客人对早餐、午餐要求从简，对晚餐要求丰盛一些，因此在一日三餐的供应上，重点关注晚餐。

（4）洽谈会期间，一般都要举行多次招待会或宴请，因此必须抓好宣传推销工作，提高菜肴质量和服务质量。

签字仪式：

（1）根据接待单位选定的会议室，经全面清扫后，在厅中央部位安放一个长条形签字台，要求签字台背面邻近墙上最好有巨幅书画或长屏风，二边放绿色植物，并准备好会议音响设备。

（2）签字台铺设优质台布，桌上放两国的国旗和两套签字用文具，另备一个吸干墨水器，并在相应位置安放两把座椅，鲜花放在中间。

（3）在距离座约1米处，放置一排高低层踏脚板，以便签字双方人员站立合影。

（4）应事先按要求准备好祝贺用的香槟和香槟杯，双方签字交换文本后及时送上，方便举杯共贺。如时间和条件允许，双方举杯庆祝后为客人送上一条小毛巾，待客人干杯后，要立刻用托盘将空酒杯拿走。

茶话会：

（1）茶话会因其优点众多，故广泛流行，会议多设圆桌、椅子，自由入座，不排席位。

（2）茶话会应根据接待单位规定准备，一般只供应咖啡、红茶、绿茶、中西式点心、糖果、可乐。

（3）客人边吃边谈，要随时观察客人对饮料的需求量，一般半小时添加一次，添加2~3次就差不多了。

（4）茶话会中期和临近结束时，应各分送毛巾一次。

（5）茶话会的迎宾和送客一般都由接待单位代表在入口迎送。

（二）会后运营流程

　　（1）营销部做统计工作（交流成交与失败的原因，不是客观的讲，而是要将细节、过程讲出来，供给大家借鉴）。
　　（2）会务组同时做总结（流程是否合理、现场气氛是否达到预期效果、主题是否鲜明）。
（3）营销经理、主管、会务主管、专家开总结会，并预备下一次会议。
　　（4）员工要做好会后具体执行工作：会上有订单的要做好售后服务，并利用老消费者发展新消费者；会上没有订单的要电话回访。
　

（三）终端渠道商会议基本流程及执行细节指引

定义：终端渠道商会议是指区域代理商针对终端分销商进行的以招商、订货为目的营销会议。

目的：促成终端分销商现场订货或签约，达成会议目标。

时间：一般安排在年初、年中、年底进行，会议持续时间为1~2天。

四、基本流程：邀约—签到—与会—签约—回款—回访致谢。

（四）流程详解及操作细则

目标：在会议前10~15天，制定会议的整体方案（主要是指订货/招商政策、现场会议的流程时间表），确定会议/招商目标。

邀约：根据确定的目标要求，对目标进行分解。参考各渠道商的销售数据，对渠道商及渠道市场进行分析，制定目标计划和邀约计划。

流程要求：梳理—初步确定—重点沟通—正式确认—最后确认。

流程详解：

（1）梳理：梳理现有渠道网点，筛选优秀分销商或重点意向分销商。

（2）初步确定：经过梳理和筛选，初步确定邀约名单，进行邀约。初步邀约后确定预计到会的分销商人数，根据统计出来的数量确定会议时间和地点。

注意话术，比如“×总，公司现在非常重视您的市场，这次邀您来一方面是想大家坐下来分享一下各自的成果和经验；另一方面主要是想传达一下总公司对我们整个市场扶持的最新政策，希望您能抽出一天的时间过来看看”，要多传递对经销商有帮助的信息。

（3）重点沟通：针对预计到会分销商划分层级。对于有把握能在现场签订协议的重点分销商，提前派业务员下渠道沟通确认订货金额、签约事项。安排座位时，穿插安排在其他分销商中间。

（4）正式确认：确认会议时间和地点后，对到会人员再次进行电话确认，发放邀请函。

（5）最后确认：会前一天，对到会人员进行最后的电话确认，并告知会议详细情形。

注意话术，比如“×总，您的座位都已经给您预留好了，在××排××座。到了这边一定要打电话告诉我，我去接您”。这样说有两层含义：一是告诉他不来不行；二是来了不要做其他事。

签到：签到有两种情形。

（1）会议当天进行当天结束。针对这种情形，签到时间与会议开始时间要有适当间隔，这个间隔要充分考察各个分销商从店面到会议地点的时间，以及现场掌握的出发信息来衡量。不能让先到的分销商等待的时间太久，如出现意外情形，中间要穿插其他项目。比如安排先行到来的分销商去休息室喝茶，布置公司文化走廊，由熟悉的业务员带分销商参观等。

流程：签到—业务员接待—安排入座或休息—对会议主题进行简单介绍，关于区域市场的沟通，可进一步试探订货意愿—最后入座，会议开始。

（2）会议次日进行。针对这种情形，最重要的工作是做好接待和安排入住工作，晚上要安排欢迎晚宴，并提前发放第二天的会议议题及活动安排。

流程：签到—业务员接待，发放次日活动安排流程表—安排入住和休息—欢迎晚宴。

与会及签约：包含两个阶段的工作内容——会场布置和现场流程。

（1）会场布置。

酒店门口拱门、横幅及道旗布置。

会场周边主要通道、楼梯、护栏悬挂欢迎横幅。

会场内背景、横幅、嘉宾台位、投影设备布置。

为了给现场营造轻松、愉悦的氛围，可以适当布置一些花卉加以点缀。

酒店入口签到处、背景牌、拐角水牌摆放。

会场走廊铝制屏风摆放效果。

（2）现场流程。

筹备时间如表5-2所示。

表5-2 筹备时间

从表5-2中可以看到，为了保证会议顺利进行，我们需要7~10天时间准备和安排相关工作，整个工作需要15天左右。

物料总表如表5-3所示。

表5-3 物料总表

（五）人员分工及安排

依据实际情况安排，注意控制各项工作的进度。一般的会议计划表格模板如表5-4所示。

表5-4 一般的计划表格模板