项目经理一般会花80%~90%的时间在进行项目的沟通，沟通涉及向上、向下、平级之间的沟通，也涉及对内对外的沟通。这里我们讲讲项目经理是怎么汇报工作？ 怎么设定汇报工作的频次？出了问题，要怎么反馈？这是每个项目经理必须修炼的课程。这里没有标准答案，我们可以基于以下情景进行探讨。

【案例】

情景一：

“这些问题怎么现在才发现？”视频组项目经理着急了，还有2天，8A公司视频组准备发布新的课程。正是这个紧要关头，他突然收到测试版报告，视频课程发现了若干个缺陷，需要紧急赶工，项目经理愤怒地把报告直接拍桌子上，“你们谁告诉我？我要怎么跟老板汇报？”经理继续问。

组员们有的说：“我们之前的作业登记表上没有这个功能的描述。”有的还拿出了进度表给项目经理看，有的说：“能不能延迟发布呢？我们的时间不够了！”有的组员则说：“要不要先把没问题的视频上了，有问题的我们赶工赶进度？”大家激烈讨论着，项目经理深吸了一口气，默默记录下大家的想法。

他知道，项目经理可以抱怨、可以发怒、可以沮丧，但是项目如果延期，责任都在自己。

情景二:

项目总负责人听取了项目经理的周汇报后，支持项目经理提出的应急方案，即分批上线：安排连续赶工3天，把部分视频课程缺陷修复，按原计划上线一部分课程。剩余没修复好的，继续安排人手紧急排查调试，争取在第一部分课程上线的第一天修复问题，并上线全部剩余课程。经团队排查，发现问题原来是出在某个API的环境参数是测试环境的并不是正式环境，项目团队在当天紧急修复问题后，也把剩余课程上线了，为确保没问题，同时安排业务员做heath check。结果也如大家所愿，所以课程上线后的第二天真实用户使用的时候再也没出现问题了，最后算是成功上线了。

【案例分析】

这是个连续的情景，情景一是项目上线前，突发的事件导致可能的延期和工时的增加；情景二是后续项目经理的处理。项目经理如果遇到类似的情况，可以参考以下几点建议：

第一，项目延期的责任在项目经理。项目经理不对单个或整体项目的交付物负责，但对项目整体管控，进度负责，出现了导致延期交付的事件，他是第一责任人，切忌甩锅和推诿责任。

第二，确认导致延期的可能原因和准备应急方案。虽然项目一般有应急预案，但项目经理也应该提供更多的信息给项目总负责人或者项目发起人以便执行下一步方案。

第三，如实向项目总负责人或发起人等管理层汇报情况。

案例中视频组项目经理在这里的角色是执行者，在案例情景一，他遇到的问题，如是否延期发布、分批上线等，实际上已经超过他的范围，他只能上报给更高一层级，即项目总罗宾，同时向上汇报的时候，建议项目经理是给出应急方案和根据权重再细分交付顺序。这也涉及“例外管理”这一概念，当问题发生时，项目经理首先分析问题并确认是否在自己授权范围。若是，则授权解决；若不是，则需要上报领导并提供解决问题的方案以寻求上级授权解决问题。

第四，建立定期汇报沟通机制。

项目经理在制订沟通计划的时候，非常推荐建立定期的项目工作汇报沟通机制。如向项目委员会的汇报，向项目总负责人的汇报等可以是根据实际需求确定为每周、每两周、每月等。管理层都希望事情是可以在他们掌控之中的，都不喜欢“惊喜”，不管是好的还是坏的。因此，定期汇报项目工作，不但能够让这些高层相关方了解项目情况，管理他们的参与度和支持度，也可以在项目出现问题的关键时刻，获得他们的快速决策支持。

第五，分阶段交付管理技术。

在时间/资源极度紧张的情况下，项目经理仍要保持集中资源交付的好习惯，在已知无法按时上线视频课程的情况下，先让部分视频课程上线，再逐个修复其他的问题。这也是实际项目管理中常用的一个思路。