日常工作中，我们经常会发现各部门的一些业务存在许多相似性，但由于跨部门/岗位或做事的人不同，导致处理的方式五花八门，结果也参差不齐。如何将这些相似的业务集成，并按照统一的方式开展，让输出的结果符合我们的预期目标，是我们需要考虑的问题。

下面的两个案例是笔者在日常工作中观察、识别并及时记录下来与大家分享的。两个案例都运用了流程优化中的“整合”思维，希望对我们开展流程优化有更多的思考。

案例一：搭建BPM系统中的万能签批流程——《通用审批流程》

流程管理部门在开展将线下审批业务迁移线上工作时，发现多个需求部门提报的业务签批流的路径极为相似，如：

（1）采购部提报的行政物资需求申请流程签批路径为：需求部门提报需求—需求部门经理审核—采购经理审批；

（2）行政部提报的公务车申请流程签批路径为：需求部门提报用车申请—需求部门主管审核—公务车管理部门经理审批；

（3）公司办公室提报的用章申请流程签批路径为：需求部门提报用章申请—需求部门经理审核、法务经理审核—公司办公室主任审批。

类似以上三个示例的签批流业务较简单，且基本逻辑一致，为了降低IT重复开发的成本，流程与IT部门决定尝试开发一条通用的“万能”流程，主要适用于类似这种业务不复杂、路径较短、重要性一般的业务签批流。

通用审批流程主要有以下特点：

第一，打通系统间的集成。为减少所有签批流提报人员填写基础信息的工作量，将BPM系统与E-HR系统打通，实现如申请人姓名、工号、部门、电话等基础信息，打开页面时系统自动带出功能，提报人员只需要填写申请目的或审批事项即可。

第二，开发附件上传功能。对于已有材料内容，且文字较多的，可直接将原有内容作为附件上传，作为补充说明即可，不需要重复填写已有信息。

第三，审核签批人自由选择添加。由于与E-HR系统对接，因此不需要单独开发指定人员，避免因人员变更时需要及时系统维护的麻烦。

《通用审批流程》的开发，极大满足了各部门对类似审批业务的IT开发需求，而且适用范围及场景也较普遍，得到了各部门的广泛认同。

案例二：统一集成的《专项任务书》

各部门在解决临时重要任务、业务突出问题、落实会议决议时经常通过专题任务单的形式解决。但由于各部门做事比较独立，互不协同，不同的部门对任务单的格式及模板都不统一，导致业务“方言”较多，填写不规范。

为了提升公司对专项任务完成的效率和质量，流程管理部门拉通了涉及任务单相关设计部门，对公司目前存在的所有任务单进行了梳理，从统一规范性角度，取消了各部门现存的所有任务单模板，制定了公司统一的《专项任务书》模板。表单内容主要包含任务来源、下发部门及签发人员、下发时间、任务类型与等级、任务主题及背景、计划与解决方案、完成情况描述、验证结果、奖惩金额及措施等。

通过以上两个案例的启发，建议大家以后在开展日常的流程管理工作时，可多运用“整合”思维对现有业务进行巧妙简化，降低无效管理成本，提高业务运作效率。尤其是多业务形态共存的情况下，在平台政策及规则层面尽量实现统一整合，在业务具体执行层面可实行差异化，充分发挥整合优势，减少管理的复杂度。