25.交出高质量的“作业”

如果你接收到老板的信息,对老板的信息只是单纯的执行而不加分析的,那你只能算是一个“秘书”。对于总助来讲,接收到老板的信息,不管是明确任务指令型的还是一些文章分享型的,都应该对它做出分析后向老板提交一些重要的信息和结果方案。

有一次,我们老板在总经理办公室会议听取了各一级部门的工作汇报后,总结出一个结论并提出一个要求:针对当前员工产值低、生产制造车间人工成本高的问题,希望HR出具具体的人员使用方案和生产员工的激励方案。会后,我就与HR总监碰面并约定了“交作业”的时间。“收作业”的时间到了,如期收到了HR总监发来的“方案”。对此方案,我不是选择第一时间给老板转发,而是打开方案,对方案中的每一条进行细读并查找出其中的问题。问题既有跟基本的逻辑相关的,也有与HR专业知识相关的。比如:对财务数据取数条件的筛选、分析结论的出具是否有数据支撑?方案是否考虑了公司的预计成本损失?是否有可见成本与不可见成本的数据、是否对公司未来3年的收益做了测算等。在对方案进行疑问汇总后,跟HR总监对方案进行了充分的讨论并把遗漏的细节补充上去,由HR总监对整个方案做调整后再做二次提交。对于HR总监所做的二次提交,我还细心的对方案进行了二次审核、纠错与补充。反复三遍,我与HR总监共同研讨方案的数据真实、可靠性后得出了最终的带有效益测算的方案。方案呈报给老板后,老板只对方案提出了2个疑问,但是我都能在老板提出疑问后马上向他展示的数据与做出了详细的分析。很快,该方案得到了老板的认可并通过高层管理会议,公布实施。

由此可以说明,作为总助,不能只在老板下达指令后,就单纯的按时“收作业”。而是从指令在老板口中说出来后,马上组织沟通并确定操作细节。对“收来的作业”做出研究并提出问题点。作为总助,不仅仅懂“收作业”,还需要具备各管理部门的“专业知识”。如果你不具备各类“专业知识”,又如何对各一级部门交上来的“作业”做“批改”呢?怎么能在其中挑出方案的问题点呢?怎么在部门都还没有头绪或请求支援时及时向他们提供帮助呢?怎么在方案并未突出重点地去分析和提出解决方案时,给它带到“正轨”上呢?这都需要总助自己有过硬的知识与业务能力,只有这样,才能在老板提出的各种“要求”后,在面对水平不一的一级部门负责人也能把事情处理的“游刃有余”、“得心应手”。最重要的是,还得到了老板的认可与赏识!