此项为会议组织者是否请高层领导参加，组织者应先与高层领导沟通，此次会议领导应扮演什么角色。例如：品质部计划召开一次QCC组织的准备会议，此时高层领导应扮演号召全体人员融入QCC质量改善文化氛围。如果是QCC改善会议，需明确CFT各个单元负责人的职责，如技术工程师应提供技术优化改善方案、设备工程师应提供自动化操作或检验改善方案等。

（五）会议组织准备工作

主要分为硬件与软件及消费品。硬/软件：主要为电脑、投影仪、写字板与写字笔、激光换页笔及会场摆放的布置等。消费品：主要为饮料、水果、会议所用的文具等。

（六）确定会议的议程

此项在正式会议沟通中应用较多，如企业的管理评审会议等，会议组织者应在会议前准备好会议的先后步骤与顺序。

（七）会议记录

会议结束需形成会议记录，会议记录应包括以下内容：

（1）会议召开的时间、地点、主持人与参加人员信息。

（2）会议的主题与目的是什么？

（3）会议的议程及记录。

（4）会议的决议是什么？

（5）会议决议的执行人与检查人、完成时间与验证关闭状况等，表14-1是一家公司的会议记录表。

表14-1 一家公司的会议记录表

会议记录的发放，根据各公司要求执行，有的需复印分发给相关参会者，有的用E-mail发给相关参会者。软件应用能力较强的公司，均将此报告放入系统中，系统自动将链接分发给参会者，所有人员可查阅分享。