我们说，会议的“共同时间”是一种宝贵的资源，最好被用在人们无法单独解决的问题上。因此，个人为会议作充分准备，就可以提高“共同时间”的质量。

那么，在会前准备阶段，除了按照“议程模板”进行个人准备，还有哪些需要预防的问题呢？

一、决策人不能出席

在非常情况下可以考虑的攻略是在事前明晰一条原则并告知：如果决策人不能出席会议，则会议当即取消，让决策人感觉到自己不能出席是有代价的，对他人是有时间拖累的，从而，提高决策人的会议时间安排的合理性、确定性。

二、会议可能冗长拖沓，挤占吃饭和就寝时间

攻略：设置一名“休息经理”的角色（最好不是行政职务最高的人，也不是会议组织者），有权力决定会议何时休息。

国内某民营企业曾经宣布“站着开会”，以避免与会者太舒适，从而达到开短会的目的。IBM也曾经实践会议时间延长，就出现警示音以提醒。

三、会议规模不当、人员安排不当、无关人员参会

攻略：由于“沟通管道”会随着“与会人数”成几何级数增长，N个人会有N×（N-1）个单向沟通渠道，所以在决定与会人员的时候，要首先问“××可以不来”，而不是“××也可以来”。

四、地点选择不当

出现因设施、场地大小、干扰和交通等因素导致达不到目标。

攻略：换位思考，模拟出行，至少需要两次场地的会前调试。

当然，要做到会前准备充分，光靠事前筹划是不够的，还要靠会后反馈评价，以形成一个事前事后的闭环，不断总结、不断反思改进。

我们给出一个会后反馈评价的清单如下：

◆会议目标是否清晰？

◆议程与有关资料是否在开会前的适当时间内收到？

◆会议是否准时开始与准时结束？

◆倘若会议不是准时开始与准时结束的，为什么？

◆会议是否按议程所制定的次序进行？

◆会议目标是否达成？

◆如有必要分配工作并决定其期限，则这些事是否被做好？

◆在全部会议时间内，有多少百分比的时间没有被有效利用？为什么？